¿En qué consiste el trabajo de secretaria ejecutiva?
Una secretaria ejecutiva tiene muchas y variadas funciones. Yo destacaría la coordinación. Coordina reuniones, eventos, planifica, etc., con todo lo que ello conlleva como la comunicación con otras áreas, la negociación, gestión con proveedores, realización de tareas administrativas, etc., para que todas las piezas encajen y salga todo tal y como estaba planificado o incluso mejor.
Otra de las labores fundamentales es la comunicación. Estamos en contacto con muchas personas, desde el personal directivo, pasando por toda la plantilla, otros departamentos, proveedores, clientes, informáticos, el personal de limpieza, repartidores, etc.
Para una secretaria ejecutiva todos aquellos que nos rodean son importantes, esenciales y visibles, y tratamos de crear siempre buenas conexiones, facilitando un buen ambiente. Somos la primera “puerta” a la que acceder tanto desde dentro como fuera, por lo tanto, debemos cuidar la comunicación y la amabilidad.
La gestión de tareas administrativas es otro papel importante en este puesto: la realización de notas de gastos, tramitación de accesos, organización de viajes, y todos aquellos trabajos y aplicaciones que impliquen una función administrativa.
También somos la biblioteca de la empresa. Sabemos siempre donde está toda la documentación, que la mayoría de las veces solemos organizar de la forma más sencilla y eficaz para todos, manteniéndola siempre actualizada. Compartimos y clasificamos, velando siempre por la seguridad de esta.
Solemos ser partícipes en la gestión de un buen clima laboral.
¿Por qué es importante esta profesión?
Esta profesión es importante porque la secretaria ejecutiva es una persona facilitadora para el directivo y su equipo. Con sus gestiones consigue que muchas tareas lleguen de forma muy simplificada o que apenas lleguen, y así los demás tienen tiempo para centrarse en otras tareas que son mucho más estratégicas.
Las secretarias ejecutivas son esenciales porque conectan a las diferentes áreas de la empresa de forma eficiente, contribuyendo a crear buenas sinergias. Además, son las interlocutoras entre las personas del equipo y el directivo, facilitando el acercamiento entre unos y otros y la mejora en el clima laboral.
Siempre encuentran solución a esos pequeños obstáculos que surgen en el día a día, ya que suelen tener recursos para todo. Se adaptan a cada situación, y son resilientes por naturaleza.
Son personas muy organizadas y esto es primordial para la gestión de la documentación, creación de plantillas, informes, etc., además, manejan información sensible y esto es un factor clave para la seguridad de la empresa, puesto que está más protegida.
Por su relación con otras áreas, conocen bien la organización de la compañía lo que puede resultar de gran ayuda.
¿Cuál es el perfil para esta profesión?
Si hablamos de habilidades, destacaría la empatía, la resiliencia, el manejo del estrés, la inteligencia emocional, la adaptación a los cambios y a las nuevas tecnologías.
Son grandes gestoras del tiempo ya que tienen que saber diferenciar entre las tareas prioritarias y las que no lo son, para así cumplir con los plazos de cada una.
Son personas muy proactivas, siempre se adelantan, sobre todo con la experiencia, a lo que va a suceder o a lo que se va a necesitar, por lo que son grandes previsoras y organizadoras, poniendo atención en cada detalle.
Deben tener grandes habilidades de comunicación, siempre dentro de la discreción y de la confidencialidad.
Creo que en este perfil es muy importante tener la cabeza bien amueblada.
Este profesional tiene que ser muy empático porque trata con muchas personas de diferentes perfiles y es fundamental ponerse en el lugar del otro, manejar la escucha activa para facilitar la comunicación y entender bien a la otra persona. Esto es muy útil también para la resolución de conflictos, muchas veces tan habituales en las oficinas.
En el ámbito tecnológico, deben manejar de forma avanzada las herramientas informáticas y software de gestión y estar en constante aprendizaje para no quedarse atrás y poder enseñar o ayudar al equipo cuando lo necesiten.
¿Qué conocimientos específicos deben tenerse?
Para mí es fundamental tener unas buenas habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales. Aunque existen los correctores, es primordial manejar bien el lenguaje, ya que seguramente gran parte del tiempo lo pasará redactando correos, hablando con otras personas, negociando, o charlando a través de las aplicaciones diseñadas para ello.
Es importante saber expresarse con claridad, de forma directa, evitando confusiones, para crear buenas conexiones tanto con personas de dentro de la empresa como fuera. La amabilidad y la escucha activa son la llave de todas las puertas.
Sin duda, los conocimientos digitales son muy importantes. Un buen manejo del office 365, a nivel avanzado, es necesario, Word, Excell, etc,. Además, debe ser una experta en el manejo del correo electrónico.
En esta profesión es muy habitual gestionar más de dos buzones de correo y es necesario gestionarlo bien, creando reglas, carpetas, marcando las tareas importantes, etc., porque muchas veces el volumen de mails es tan grande que hay que simplificar y hacerlo de forma ordenada para no estresarse y no dejar nada por hacer.
Es básico manejar bien aquellas aplicaciones de office donde se comparte información, como pueden ser Teams, SharePoint, OneDrive, etc. Recomiendo tener pequeños conocimientos de Power Automate ya que facilitan mucho las tareas repetitivas y es un gran aliado de las notificaciones, lo que hace que estés en todo momento actualizado.
Es importante conocer otros idiomas, sobre todo inglés a un nivel avanzado.
En cuanto a otros conocimientos, siempre es un plus saber algo de finanzas, organización documental, gestión administrativa en oficinas, gestión del tiempo, y softskills como asertividad, resolución de conflictos, proactividad, etc.
¿Cómo afecta el desarrollo de las nuevas tecnologías en las funciones de una secretaria ejecutiva?
La secretaria ejecutiva debe conocer bien las nuevas tecnologías y utilizarlas en beneficio suyo para automatizar tareas repetitivas y tener tiempo para centrarse en tareas más estratégicas o que requieren mayor concentración.
Es fundamental manejar bien todas las aplicaciones a las que tiene acceso y sacar el máximo provecho de ellas en su trabajo diario. Tiene que dar ejemplo del buen uso de éstas a las personas del equipo porque facilitará mucho la labor diaria a todos.
Con la llegada de la inteligencia artificial, es necesario aprender bien los usos que se le puede dar, siempre en beneficio de todos y haciendo un buen uso de la ética y normativas de la empresa. Hay mucha formación básica sobre este tema que tendríamos que conocer, sobre todo para quitarnos los prejuicios y miedos que hay sobre este asunto y verlo como un aliado más que como un enemigo.
¿A qué se dedica un gestor de compras?
Es la persona que se encarga de gestionar las compras de una empresa. Sus funciones pueden variar mucho de unas compañías a otras, ya que los procesos y herramientas no son siempre iguales.
Un gestor de compras debe conocer bien la normativa de bienes y servicios de su empresa, así como las herramientas disponibles para ello, porque dependiendo del tipo de compra, de su taxonomía, importe, etc., se tramitará de una forma u otra.
Debe gestionar y revisar toda la documentación necesaria para llevar a cabo dicha compra.
¿Cuál es el objetivo de la gestión de compras?
El objetivo principal es que cuando se quiera contratar un servicio o comprar un determinado material, todo el proceso siga su orden de forma correcta, siempre dentro de la normativa, para que todo se realice de la mejor forma posible y en los tiempos establecidos.
¿Cuáles son las principales tareas de un departamento de gestión de compras?
Gestionar pedidos, negociar con los proveedores, evaluar las ofertas, comprobar que el proceso de compras cumple con las normativas establecidas, y que lo que se necesita comprar está de acuerdo y alineado con lo que ofrece el proveedor, y por último asegurarse de que se formalizan y se cumplen las condiciones de la compra siempre en el plazo establecido.
Además de todo esto, se encarga de revisar, comprobar y archivar toda la documentación relacionada con la compra.
¿Qué beneficios aporta la gestión de compras a las empresas?
Creo que la gestión de compras es esencial para una empresa. Al llevar un control exhaustivo de los proveedores y de lo contratado con ellos, se asegura que los productos o servicios adquiridos cumplan con las necesidades de la empresa.
Si se cumplen con todas las normativas y las gestiones se realizan de forma transparente y ética, se evitarán malas praxis y sanciones para la empresa, mejorando la imagen de la empresa, la calidad y los gastos.
Además, la negociación de las condiciones y de los precios también permite reducir costes.
Muchas compras se repiten año tras año y si se gestionan bien, se mejorarán las relaciones con los proveedores, la documentación, etc., y esto ayudará a mantener unos niveles óptimos de suministros, de inventario.
¿Cómo influyen las nuevas tecnologías en la gestión de compras?
Las nuevas tecnologías están ayudando a automatizar y a estandarizar muchos procesos que hace años requerían de mucho tiempo y esfuerzo al gestionarse de forma manual y hace que el control de todas las fases sea mucho más eficaz ya que reduce errores humanos.
Pueden ser muy útiles a la hora de analizar grandes volúmenes de compras y ser más predictivo de cara a la futura demanda de productos.
Otro beneficio es que al centralizarse todas las relaciones (proveedores, gestores, etc.) en una misma plataforma, el proceso es totalmente visible y transparente mejorando la calidad de la compra y la reputación de la empresa.
Esto es eficaz de cara al futuro ya que la documentación queda recogida en un mismo sitio, no se pierde nada, y sirve a su vez para futuras auditorías.
Y, por último, no olvidemos que las nuevas tecnologías ayudan a mejorar la sostenibilidad y responsabilidad de la empresa.
