¿No sabes por dónde empezar y sólo pensar en todo lo que tienes que hacer te bloquea la mente? Respira hondo, tranquilidad absoluta que todo tiene solución.
No hace falta que te pegues un gran madrugón para organizar tu día a día, no tenemos que ser perfectos, tan sólo facilitarnos la vida, trabajar con calidad, de forma saludable, con comodidad, ser flexibles y abrir nuestra mente.
A todos nos gustaría ser más productivos en nuestro día a día, pero a veces, las prisas, la acumulación de tareas y el tiempo que perdemos en otros temas, hacen que nos sintamos como si fuéramos a cámara lenta. El orden será la clave de tu productividad.
Con orden y tiempo se encuentra el secreto de hacerlo todo y de hacerlo bien.
Mis recomendaciones
Mi recomendación principal es que te pongas el traje de “controlador”, que no dejes que otros sean los que gestionen tu tiempo y cómo se consigue eso. Es muy importante que cuántos menos ladrones de tiempo tengas, mejor. Y con ladrones de tiempo me refiero, a las redes sociales, las notificaciones, el móvil en general, las personas que al final te dan sus tareas para que tú se las hagas.
Es bueno establecer rutinas, como, por ejemplo, dedicar siempre los mismos momentos del día para planificar. Por ejemplo, a primera hora de la mañana y a última de tu jornada para echar un vistazo rápido de aquello que tienes pendiente para los días siguientes.
Algo que también funciona muy bien es que aquellas tareas que menos te gustan hacer, las hagas primero. El no procrastinar: porque si no, será una losa que siempre llevarás colgando y te quitará energía para realizar otras.
También funciona muy bien quitar casi todas las notificaciones de tu móvil, sólo dejar las básicas, silenciar los grupos de WhatsApp, etc. No podemos evitar mirar cada vez que nos llega un sonido.
Ajusta el tiempo que dedicas a cada red social para que cuando se haya cumplido, y no puedas entrar hasta el día siguiente. Te sorprendería el tiempo que le dedicamos a las redes sociales y que podríamos aprovechar en leer un buen libro, conversar con alguien o hacer todas esas cosas que tanto nos gustan y que no dependen de un smartphone.
Grandes recursos para ayudarnos
Hazte amigo de las herramientas digitales, te ayudarán a ahorrar tiempo en muchas tareas que solemos hacer de forma manual.
Office 365 está lleno de aplicaciones corporativas que si aprendes a manejarla a un nivel básico-intermedio pueden facilitarte mucho la vida.
SharePoint, Microsoft Teams, OneNote, Listas, Forms, Loop, Planner, etc., son herramientas colaborativas muy útiles que pueden ayudarte a tener toda la documentación ordenada y lista para usar en cualquier momento que lo necesites. Ten mente de bibliotecario cuando recurras a ellas. Son tu bitácora de navegación en el día a día.
OneDrive, To Do y las Power Apps pueden facilitarte la planificación y la automatización de tareas repetitivas y no hay que ser programador para ello, cualquiera podemos usar estas herramientas a un nivel avanzado que nos ayudará mucho.
Y por último, otra herramienta que utilizamos la inmensa mayoría de nosotros y con la que gestionamos toda la información, tanto a nivel interno como externo, es Outlook. Por ello es muy importante que tengas esta aplicación como si fueras un Máster chef con su cocina, todo muy ordenadito.
Tips par mantener ordenador tu correo
Organiza tu bandeja de entrada en carpetas y subcarpetas. Puedes utilizar el sistema con el que más cómodo te sientas, por proyectos, por temas, por equipos, etc. Yo siempre me dejo alguna carpeta para temas personales, porque somos humanos y todos manejamos nuestros asuntos (médicos, viajes, entradas, etc.) (Menú Carpeta)
Ordena las carpetas que has creado anteriormente alfabéticamente, encontrarás mejor lo que buscas.(Menú Carpeta)
Utiliza CREAR REGLAS para todo lo que se te ocurra. Si sueles crear muchas reuniones, que las aceptaciones se vayan a una carpeta especial para ello. Que los correos de algunos remitentes vayan carpetas de un determinado proyecto o equipo, enviar una alerta a tu móvil cuando recibas mensajes de alguien, etc.
Un ejemplo de regla muy útil es “diferir uno o varios minutos el envío de mensajes”. A veces vamos como locos y enviamos nuestros mails y se nos ha olvidado adjuntar un archivo al que hacemos referencia, o poner en copia a una persona, o nos equivocamos en un dato. Esto nos dará maniobra para recuperar nuestro mensaje que permanece en la bandeja de salida durante el tiempo estipulado, listo para modificarse si fuera necesario o para salir. Esto evitará que mandes un segundo mensaje disculpándote y modificando el mensaje inicial y tu destinatario no lo notará. Además, puedes crear excepciones a esta regla, para cuando tu correo tenga que salir rápido como una bala sin esperar ese tiempo.
También, no está de más, que aprendas a recuperar, modificar o eliminar los mensajes que no hayan sido leídos aún por el destinatario.
Pon sonidos o colores a los mensajes que procedan de esa persona o buzón especial para llamar tu atención.
Aprende a utilizar los PASOS RÁPIDOS (son varias reglas o acciones que creas en un con un solo clic, como, por ejemplo: dejar marcado un mensaje como leído, tarea realizada y enviado a una carpeta para almacenar)
Aprende a utilizar plantillas en tus mensajes, te ahorrará mucho tiempo (Nuevo mensaje/ Insertar/ Ver plantillas) Así, todos aquellos correos repetitivos que sueles mandar, los realizarás en un momento.
Tienes que organizar una reunión con muchas personas, aprende a utilizar el calendario de Outlook web (office 365) que te mostrará las mejores alternativas para que asista el mayor número de personas posibles y te costará menos organizarla.¿Sabías que hay un complemento que se puede instalar en Outlook que se llama Find Time? Con Find time puedes crear un correo, añadir destinatarios y te sale la disponibilidad de cada uno para crear una reunión, llamada, etc.
Si trabajas en varios proyectos, crea varias firmas. Comunica con tu firma: es tu marca personal. Inserta imágenes, vínculos, etc. Da buena imagen y resultarás más accesible.
Vete de vacaciones tranquilamente. Activa las respuestas automáticas desde Outlook web y las invitaciones que recibas se responderán como rechazadas; y si tenías convocatorias tuyas en ese periodo de tiempo, se cancelan.
Elimina correos innecesarios. Borra suscripciones que al final no ves.
Como ves, tenemos al alcance muchos recursos, sólo hay que dedicar un pequeño tiempo a conocerlos. ¿Sabías que con Power Automate puedes crear automatismos entre Outlook y Teams para, por ejemplo; recibir avisos cuando te escriban determinadas personas y así no tener que estar entrando en el correo constantemente?
También existe otra funcionalidad para que cuando recibas correos que se repiten con adjuntos y que tienes que compartir con tus compañeros, el sistema te avisa con un mensaje en un canal compartido y permite la descarga de la información ya ordenada por fechas.
Recuerda: “no eres una persona organizada porque tienes tiempo, tienes tiempo por ser una persona organizada”
