Este cambio ha sido tan grande que hasta se ha modificado el nombre del puesto. Hoy en día podemos escuchar términos como secretaria ejecutiva, Personal Assistant (PA), Executive PA, Senior PA, etc. Por lo general este puesto ha sido ocupado por mujeres y esto también está empezando a cambiar pues ya empiezan a verse hombres trabajando en esta posición. Ya no es la persona que realizaba tan solo tareas administrativas, recepción de visitas, llamadas agenda, etc.
Sus habilidades
Por la experiencia adquirida, su relación tanto con el cliente externo como el interno, la secretaria se ha convertido en una persona transversal, multifuncional y fundamental que conoce muy bien la organización de la empresa y cómo funciona. Además, se relaciona tanto con los altos cargos como con el resto de los compañeros, lo que hace que sirva de enlace o nexo para unir ambos lados. Es una persona facilitadora.
Y, hablando de adaptaciones, este puesto anda a la última en cuanto a habilidades digitales se refiere, incluyendo la inteligencia artificial.
El manejo, a nivel experto, de las herramientas office 365, automatismos, chat GPT, Copilot, etc. grandes aliados, que no enemigos, de las secretarias, hace que sea imprescindible tener cerca a alguien con esos conocimientos para solventar y facilitar las tareas administrativas en cualquier organización.
Algo que, sin duda, también han desarrollado fantásticamente bien son las habilidades blandas o softskills.
Poseen una gran orientación al logro, esto significa que a pesar de los obstáculos que puedan surgir en el día a día, no cesarán en el intento de conseguir el objetivo que se propongan, que está alineado con el de la empresa, buscando soluciones diversas para ello.
Además, son personas empáticas, lo cual hace que practiquen la escucha activa, es decir, prestan atención a la otra persona tratando de entender el contexto y sus intereses, fijándose tanto en el lenguaje verbal como el no verbal.
Se ponen en los zapatos del otro teniendo siempre en cuenta que una misma situación no afecta por igual a diferentes personas, lo que hace que sus relaciones individuales sean tan importantes o más que las de grupo. ¿No querrías tener a alguien así en tu empresa? Imagina todo lo que puede llegar a ayudarte en la coordinación de equipos, resolución de conflictos, relación entre grupos, etc.
Alguien así hace que la autoestima de las personas que forman un departamento aumente, creando un excelente engranaje entre todas las piezas que lo constituyen y haciendo que la calidad del trabajo, como consecuencia de ello, también crezca.
Asimismo, esta habilidad es fundamental para la planificación y organización de eventos, ya que se fijarán y cuidarán cada detalle como si fuera el más importante y serán ideales para la toma de decisiones ya que lo tienen todo calculado.
Las secretarias están pendientes de todo y además tienen un gran poder de anticipación, van siempre diez pasos por delante para planificar todo concienzudamente.
Su papel durante los eventos
Antes del evento deben tener muy claro: las invitaciones, los invitados, las plazas de aparcamiento, el catering, las alergias alimentarias, la escaleta del evento y su contenido, los ponentes, la búsqueda del local adecuado, etc.
Durante el evento cuidan todos los detalles técnicos para que todo funcione y que todas las personas invitadas se encuentren a gusto, creando buenas relaciones, y cuando ha finalizado, no acaba, hay que gestionar las facturas de todos los proveedores que han participado sin olvidar nunca dar las gracias a todos los que lo han hecho posible.
Otra habilidad blanda es la negociación y muchas veces es silenciosa e incluso invisible. Esto es esencial para la organización de reuniones y eventos.
La mayoría de las veces, cuando se va a preparar un Comité, las agendas de los directivos están repletas de reuniones, pero todos son importantes y todos tienen que asistir y cuando se fija una fecha, antes ha habido muchas llamadas y muchos correos para poder llegar a un consenso. Os aseguro, por propia experiencia, que no es tarea fácil. Hay veces que cuesta y mucho, sobre todo cuando hay poco margen de maniobra.
En otras ocasiones hay que encontrar una sala adecuada para estos Comités y la sala que buscas está ocupada, entonces tienes que hablar con la persona que la tiene reservada y negociar con otro espacio. ¡La de cafés que debo ya a varias compañeras por los favores que me han hecho prestándome sus reservas!
Y unido a la habilidad de negociación, la secretaria es una gran experta en relaciones diplomáticas, creando comunicaciones que transmiten el mejor tono para cada situación posible, lo cual crea sinergias imprescindibles tanto en las relaciones externas como internas.
Otra softskill es la proactividad. Ser proactivo es algo más que tomar la iniciativa, es reconocer que somos responsables de nuestras propias decisiones y que tenemos la libertad de elegir basándonos en valores más que en un estado de ánimo o una condición temporal.
Ser proactivo implica centrarse en soluciones, ver oportunidades, controlar el entorno y una gran confianza en uno mismo. Además, inspira a otros.
Con todo esto, se puede decir que este puesto es polivalente y la polivalencia es tendencia en el mercado actual debido a los constantes cambios empresariales, en los procesos y estructuras de la compañía, a la llegada de la inteligencia artificial, etc. Somos personas preparadas para trabajar en cualquier tarea.
Me gustaría poner punto final a este artículo divulgativo son esta cita:
“La tecnología reinventará los negocios, pero las relaciones humanas seguirán siendo la clave del éxito” (Stephen Covey).
