Desde la pandemia del 2020 hemos tenido esta puerta abierta a comunicarnos por este medio, siendo muy beneficioso para nuestra psique, al momento de conectarnos y saber de nuestros seres queridos. También para poder seguir trabajando en equipo desde el lugar donde estuviésemos.
Es infinita la cantidad de puntos positivos que nos brinda esta nueva era digital, que nos pone en contacto con muchas ventajas, y nos acerca el poder de conectar con las personas de una manera más fácil, dinámica y sin interferencias, con la comodidad de encontrarnos en nuestros hogares, cumpliendo con tareas académicas o laborales. También nos ayuda a que nos pongamos en contacto en tiempo récord con solo encender la PC, evitando traslados incómodos y que nos ocasionan una gran inversión de tiempo, para llegar a un lugar, o asistir a una determinada reunión.
La importancia de la presencialidad
Pero en toda esta nueva metodología de comunicación que hemos adoptado, nos hemos olvidado de lo importante que es el poder estar en un lugar de manera presencial, ya que cuando nos comunicamos, no solamente cuenta lo que se dice, es decir el mensaje que como oradores damos a nuestros interlocutores. Sino que, además, estamos ignorando lo que las personas puedan expresar corporalmente, con sus gestos o ademanes corporales.
Es muy difícil tener una comunicación efectiva si además no prendemos las cámaras, ya que todo este aporte se pierde en medio de la reunión.
Además, en reuniones digitales se pasa desapercibida el tono de voz del orador, y los espacios de silencios que una persona pueda aportar en su presentación. Estos pueden ser mal interpretados por el oyente, dando una sensación de inseguridad de quien expone el contenido, o la suposición de que no tiene una buena conexión de internet.
También cuando conectamos en forma digital, la retroalimentación en la comunicación tiene un delay el cual, nos aporta esos momentos de intriga, al no saber si nos están dando la atención necesaria, para la comprensión del contenido, o si es demasiado aburrido el tema a tratar. El parafraseo es necesario entre interlocutores, ya que retribuye y alimenta esa relación comunicativa, además de dar entendimiento o afirmación con lo que se habla.
Pero este tema expuesto es puramente referido a la comunicación asertiva, y he citado en este proceso también, la escucha activa que es de gran ayuda para que se produzca una comunicación al momento de tener reuniones virtuales.
Pero hemos olvidado algo esencial: ¿Qué sucede con nuestras emociones detrás de las pantallas? ¿Podremos interpretarlas de la misma manera y saber si una persona está enojada o sensible en un determinado momento?
La importancia de las emociones y gestos
Es muy claro que desde el cuadrante que capta una cámara de fotos no podemos visualizar entero su cuerpo, es decir si la persona está de brazos o piernas cruzadas, o si mueve su pierna repetidamente mostrando impaciencia. Estos aspectos no se perciben cuando se encienden las cámaras de las computadoras. Mucho menos podemos ver si los integrantes de una reunión no prenden sus cámaras, sus emociones, inseguridades o interés queda totalmente tapado, como por ejemplo si revolea los ojos en un desacuerdo.
Es muy fácil perder la atención plena de algún integrante, si no le vemos a los ojos, ya que no tendremos su feedback, al no ver con que gesto se expresa, y esto nos indicaría si nos están prestando atención.
Es muy común que interpretemos en una reunión virtual, que un tono de voz alto con un enojo, o si es muy bajo, interpretemos, una timidez. ¡Cosa que, en una reunión presencial, es todo lo contrario!!
Cuando estamos en forma presencial en el ejemplo anterior, el orador debe de ser pausado, hablar en voz alta para llamar la atención de su auditorio, y también, hacer pausas para dar énfasis de importancia, a eso que dice o que va a decir, y de esta manera, atraer a su público con esos espacios de silencios, cosa que en una reunión virtual no se ponen de manifiesto y pasan totalmente desapercibidos.
También cuando somos muchos miembros en una reunión digital, si hay dos personas que quieren hablar al mismo tiempo, suelen ocasionar molestias al resto de los oyentes. Muchos comentarios en estas ocasiones quedan tapados y algunos otros ni siquiera son enunciados, por ende, no escuchados.
Me refiero a la importancia de prestar atención a estos puntos, ya que muchas veces veo infinidad de personas que, en una reunión digital, no acotan nada ni verbal ni escrito, y están ahí como si fueran fantasmas que solo escuchan, se pierde la conexión que se tiene de manera presencial, y la oportunidad de poder preguntarle a ese integrante callado, un ¿Qué opinas?
También queda tergiversado los mensajes en el chat, ya que la escritura a veces no refleja lo mismo que queremos expresar, eso que escribimos no es igual con lo que se intenta decir, y es ahí también, donde las personas, se limitan con un “sí o no” en algunas intervenciones que se visualizan en un chat, sin poder explayarse con su punto de vista real.
Nuestro cuerpo expresa mas de lo que nuestras palabras dicen, y en temas de una buena comunicación, es importante poder reducir al máximo aquellos factores que interfieren en una buena conversación. Para ello también es necesario desarrollar empatía con las emociones de quienes tenemos enfrente, en ese momento, podremos darnos cuenta si la persona esta ansiosa, enojada, distraída o simplemente expresando lo que siente, gran dato para llegar a negociar, o simplemente influenciar una idea, en ciertos temas laborales.
Por este motivo en este artículo, me parece importante destacar, esta otra parte emocional y no menos importante, ya que no es transparente o evidenciable a simple vista a la hora de reunirnos, para acuerdos o contratos a gestionar. Simplemente es un dato o herramienta más, para tener en cuenta, y así poder encausar, temas conflictivos dentro de una reunión en una organización, como así también, en vínculos familiares.
Tips para organizar una reunión digital
A continuación, y finalizando esta idea, les acerco algunos tips para tener en cuenta si eres un organizador de reuniones digitales, y así lograr reducir esa brecha que nos separa de ese lado emocional, y que no se ve a simple vista:
- Encender o pedir a la audiencia, que prendan la cámara para poder verse a la cara.
- Si no van a exponer silenciar a todos hasta que haya un espacio de consultas, dudas o exposición de algún otro integrante.
- Dar espacios de preguntas y respuestas.
- Hacer preguntas en medio de la exposición, para interactuar en forma dinámica con la audiencia y sostener la atención de esta.
- No organizar largas reuniones virtuales, que tengan como mucho, una duración de una hora. La atención plena no dura más de cuarenta a cincuenta minutos.
- Si se necesita más tiempo, hacer descanso de 10 minutos entre cada periodo expuesto, de esta manera no agobiará la atención de los invitados, y recordarán el contenido brindado.
- Buscar un lugar aislado, sin interferencias al momento de exponer en una reunión virtual, los sonidos del entorno interfieren en el discurso.
- Tener en claro que, no se puede poner atención en algo, que no se escucha con claridad.
Conclusiones
La necesidad de comunicarnos humanamente dentro del campo digital es tan importante como si la estuviéramos haciendo en forma presencial, porque somos seres que necesitamos la atención y contención de los pares. Nuestros vínculos afectivos en los espacios digitales deben de cumplir con las mismas expectativas y características que el estar ahí, de manera presencial, entregándonos esas sensaciones placenteras, que nos produce, cuando nos juntamos en comunidades o tribus presencialmente.
