Mi día a día es muy intenso y dinámico, tanto que cuando finalizo mi jornada me parece que han pasado varios días desde que gestioné lo de esta mañana.
El puesto de secretaria es muy transversal y versátil, debes tener la capacidad y habilidad de poder gestionar diferentes temas variopintos a la vez, en tiempo real y a la velocidad del rayo porque se te acumula el trabajo. Mi mentora en este puesto me enseñó que la clave para sobrevivir y no morir en el intento es saber muy bien qué personas y de qué áreas pueden encausar la gestión que necesitas realizar. Esto es lo básico e imprescindible y a partir de ahí puedes hacer maravillas.
Mis tareas diarias
Cada mañana reviso mis correos en el Outlook y los voy clasificando según su urgencia y prioridad, en paralelo voy chequeando los mensajes en el Teams ya que las peticiones te las pueden solicitar por esta vía, por teléfono o en persona también. Una vez que tengo claro el panorama que se me presenta a primera hora, voy a avanzando en las gestiones hasta que surgen las urgencias y ahí es cuando resulta todo más emocionante.
Es fundamental no perder el hilo de lo que estás haciendo a cada minuto, porque te puedes quedar en blanco y olvidarte de la primera gestión que estabas iniciando. Para evitar esto, marco los correos que son prioritarios, me creo alarmas como recordatorio de lo que tengo que realizar más urgentemente y no puede esperar a mañana. Una vez que las peticiones están gestionadas, las voy archivando en las carpetas y las que tengo que realizar seguimiento, las desmarco, pero no las archivo porque todavía están pendientes.
Nuestros trucos
Durante la pandemia, con un grupo de secretarias creamos un canal en Teams para el Equipo Secretariado debido a que nos quedamos bastante aislados y nos costaba seguir el ritmo que llevábamos en la oficina. Fue espectacular el crecimiento que tuvimos tanto en lo profesional como en lo personal, nos dio un empujón importante y gracias a esto, resolvemos cualquier inquietud que tengamos en tan sólo unos pocos minutos.
También hemos creado un canal de SAP JAM donde tenemos un repositorio de toda la información relevante que necesitamos consultar.
Algo que destaco durante estos últimos años es que gracias al avance de la tecnología que ha generado la posibilidad del teletrabajo, algo que ni se planteaba en muchos puestos como en décadas atrás, se ha despertado un espíritu más colaborativo. En esta situación compartir la información ha supuesto un cambio sustancial en nuestra forma de trabajar, hasta incluso me atrevo a decir, un cambio de mentalidad de la sociedad en la que estamos inmersos.
Power Automate
Otra herramienta que utilizo más en las áreas que gestiono a nivel interno es Power Automate. Esta aplicación te ayuda a automatizar actividades que son muy rutinarias y que te restan tiempo para aportar más valor a la compañía.
En nuestro caso particular surgió durante la pandemia la necesidad de tener un control más detallado de los viajes que se realizaban por visita a clientes. Nos enviábamos muchos correos entre el empleado, el jefe, el gerente, la secretaria y el director para autorizar la petición de un viaje. Evidentemente, no resultaba operativa toda esta cadena de autorizaciones, así que decidí, junto a un grupo de compañeros, poner solución a través de esta aplicación que nos ha permitido hacer seguimiento del flujo de aprobaciones en tiempo real.
Power Automate se conecta con Teams y todos podemos ir aprobando las solicitudes tan solo pinchando en la campanita de notificaciones y pulsando el botón de aprobar o rechazar. Todo esto se realiza en cuestión de minutos cuando antes tardábamos días. Incluso se puede ver el histórico de viajes que se han realizado y que a la hora de aprobar los gastos en SAP CONCUR, puedes visualizar todos los detalles y te evitas tener que estar interrumpiendo al empleado por algún dato que no te cuadra.
En mi caso, para poder compensar tanto trabajo intenso y dinámico, intento desayunar y/o comer con compañeros afines. Disfruto mucho de estos momentos en donde tienes la oportunidad de conocerlos más a fondo y crear momentos únicos e inolvidables.
Yo soy muy irónica y agradezco mucho tener ratitos donde puedes delirar y desconectar un poquito de la rutina. Esto a mí, personalmente, me recargar las pilas y me ayuda a continuar con mi día a día.
Y para finalizar este artículo, te recomiendo hacer alguna que otra broma inocente durante la jornada, porque te reactiva todos los sentidos. La risa es muy saludable, ya lo dicen los expertos.
