Las 9 piezas clave para montar talleres

Es posible que a menudo hayas visto a equipos de pie en una habitación o sala de reuniones colocando papeles de colores por todas partes (versión presencial), dibujando monigotes en una pantalla como si estuvieran en preescolar (versión en remoto), o incluso puede que hayas participado. 

Estas sesiones suelen formar parte de procesos creativos para resolver problemas, llegar a acuerdos, definir estrategias…. algunas personas los llaman design thinking, design sprint, sesión de ideación o, simplemente, talleres.

Pero se llamen como se llamen normalmente todos comienzan con un desafío o una pregunta y terminan con soluciones o acciones concretas a desarrollar. Son una gran oportunidad para trabajar en equipo, generar resultados y llegar a acuerdos rápidamente.

Un ejemplo es la propuesta que hace Google: Design Sprints, siguiendo su metodología puedes comenzar con un problema de diseño y terminar con una solución validada por los usuarios en 5 días. 

Elementos clave para comenzar

En este post, vamos a contarte, de la mano de nuestro equipo de innovación, la guía básica para montar una buena sesión de ideación.

Estos son tres los elementos esenciales que debes tener en cuenta:

• Un objetivo: ¿qué es lo que queremos conseguir en la sesión? Tal vez se trate de resolver un problema de nuestros usuarios, o tal vez se trate de definir un enfoque de investigación en un proyecto de design research, o tal vez solo se trate de analizar los resultados de un test de usabilidad.
  
  Según Nielsen-Norman Group, hay 4 tipos de objetivos de talleres:
   
  • Acuerdo: Consenso sobre una dirección o enfoque 
  • Comprensión: Conocimiento más profundo compartido de un tema. 
  • Generación: Creación de nuevas ideas o modelos mentales.  
  • Fortalecimiento: Generar empatía entre equipos o fortalecer las relaciones entre las partes. 
    
• Output: Si la sesión fuera un éxito total, ¿cómo se verían los resultados? Ser lo más específico posible nos ayudará a definir lo que necesitamos hacer durante el taller para conseguirlo. ¿Queremos terminar con una serie de preguntas para llevar a la investigación con usuarios? ¿O una estrategia para trabajar de manera más eficiente? ¿O nuevas ideas para iterar?
  
• Input: ¿Con qué información comenzamos? Tal vez tengamos una hipótesis sólida o tengamos algunos hallazgos de la investigación. Debemos definir lo que necesitaremos para alcanzar nuestro objetivo y generar nuestro resultado. 
  

¿Cómo ha de ser una sesión?

Definidos esos 3 elementos, podemos planificar cómo debería ser la sesión con las 6 piezas restantes: 

• Participantes: ¿Y quién debe atender? Según nuestro objetivo y nuestro proyecto debemos analizar quiénes son los actores clave e invitarlos, promoviendo la multidisciplinariedad para obtener diferentes puntos de vista. Una buena idea es incluir a alguien que no esté relacionado en absoluto con el proyecto para tener una perspectiva diferente. Siempre se recomienda tener un facilitador, alguien que no participe en las actividades y se asegure de que se siga la agenda y se produzcan los resultados, y normalmente es la misma persona que planifica la sesión, pero no es imprescindible.
  
• Dinámica de la sesión: Una vez que establecido el objetivo, input y output, debemos comenzar a planificar cómo lograrlo. Normalmente en estos procesos, especialmente en las sesiones generativas, que son las que hacemos con más frecuencia, trabajamos en un proceso divergente y convergente, es decir, comenzamos abriéndonos a muchas posibilidades, definiendo y eligiendo las mejores. 
  Por ejemplo, si comenzamos con un área de oportunidad para explorar y generar ideas como “socializar con contenido de vídeo”, es posible que desee enumerar todos los retos que alguien podría encontrar para socializar en ese contexto y luego elegir el reto más interesante.
  
  Después de haber elegido un reto para resolver tendríamos que divergir nuevamente para generar muchas ideas y converger cuando elegimos y detallamos una. De esa manera, un taller podría tener varios «diamantes» de divergencia y convergencia.
  
  Cuando preparamos un taller, necesitamos definir cuántos diamantes tendrá el taller y luego podremos decidir qué actividades son las mejores para lograrlos. Te recomendamos crear un primer borrador de cómo será el proceso y luego detallarlo en la agenda.
• Agenda: Ahora es el momento de decidir cuánto tiempo necesitamos para lograr nuestro objetivo pasando por todo el proceso y definir qué actividades concretas llevamos a cabo. Hay que tener en cuenta que más allá de las actividades generativas, también debemos agregar tiempo para explicar el proceso y generar la energía o actitud para la dinámica, para ello las actividades icebreaker pueden ser de gran utilidad. También hay que dejar momentos donde los participantes compartan su proceso y resultados.
  
  Un ejemplo simple del esquema de la agenda de un taller de 2,5 horas para generar ideas sería el siguiente: 

Si quieres ver más actividades, la D.School de Standford ha creado un Design Thinking bootleg repleto de ideas (descárgalo aquí), o echa un ojo a la web gamestorming.com. 

• Reglas: Durante este tipo de sesiones, es importante que todos los participantes comprendan algunas reglas, especialmente si es la primera vez que participan en una sesión como esta. Decidiremos qué reglas clave debemos seguir en el taller y debemos asegurarnos de que los participantes las comprenden.
  
  Una buena idea para entender las reglas es enfocar a las actividades de icebreaker en algunas de esas reglas, por ejemplo, los juegos de improvisación son muy similares a las reglas que seguimos en una lluvia de ideas: nunca digas que no, construye sobre las historias de los demás … Aquí tienes un ejemplo de las reglas que seguimos durante un taller: 

• Duración: Desde 1 hora hasta una semana completa. ¿Cuánto tiempo necesitamos para alcanzar nuestro objetivo? Y con ello adaptar la agenda. Sabemos que a veces hay restricciones como las necesidades de otros proyectos, por lo que es posible que tengamos que adaptar la profundidad y el detalle al que llegaremos en la dinámica al tiempo que tengamos disponible.
  
  Mientras que todos los participantes sepan qué esperar, no pasa nada: No es posible tener un prototipo completamente funcional en un par de horas, pero eso no significa que no pueda obtener resultados y acuerdos muy decentes en solo 1 hora. Es muy importante también tener en cuenta los descansos, y un truco es programar por la mañana las actividades que necesiten más concentración y esfuerzo.
   
• Recursos: Hora de pensar en lo material ¿Qué nos hace falta? Tendremos que pensar en materiales tales como notas adhesivas, rotuladores, hojas, templates… o el software que elijas en el caso de hacerlo remoto. También es una buena idea tener un espacio que invite a la creatividad e inspire.
  
  Los participantes deben tener suficiente espacio en la pared y en la mesa para trabajar, asegurarnos de que también tengan materiales para completar todas las actividades, e importante también, el hambre afecta la productividad, así que debemos asegurarnos de tener comida y café suficientes para que la creatividad no pare.