Un trabajo que carece de visibilidad, pero muy importante para la gestión diaria de las empresas.
La historia del secretariado
El secretariado va adquiriendo diferentes definiciones gracias a su gran evolución. En el S.XXI más conocida como asistente ejecutiva, ocupa una posición indispensable en las compañías que ha ido creciendo más allá de las tareas administrativas básicas, adquiriendo grandes habilidades tecnológicas para convertirse en una pieza clave en la eficiencia y consecución de los objetivos de los ejecutivos y de las empresas.
La asistente ejecutiva es la conexión que une al equipo ejecutivo con el resto de las profesionales de una empresa, generando un ambiente de trabajo muy favorable. Tienen grandes habilidades de comunicación, organización y son eficaces en la organización. Su gran habilidad es la discreción, su proactividad para anticiparse a cualquier situación y su gran adaptación a los cambios.
Habilidades de una asistente ejecutiva (EA)
Uno de sus grandes y principales retos es asegurar que la agenda del ejecutivo no sufra ningún contratiempo. Esto significa que hay que priorizar sobre los contenidos que se van recibiendo por mail, filtrar llamadas en función de su urgencia, gestionar de manera eficaz su calendario para evitar conflictos entre reuniones y de esta manera, maximizar el tiempo del directivo de manera eficiente.
La preparación de reuniones, incluyendo aquellas del consejo de dirección, que son áreas críticas y de mayor responsabilidad, requieren de una comprensión, gran discreción y coordinación impecable para garantizar que todo transcurra según lo planificado, poniendo especial atención en su contenido y en su análisis.
Son profesionales capaces de resolver proyectos ad hoc, que pueden variar continuamente en función de las necesidades del ejecutivo. Esto permite que la asistente ejecutiva pueda adaptarse y resolver eficazmente todos los desafíos que surjan poniendo en valor su liderazgo y de esta manera, liberar al ejecutivo de aquellas tareas más complejas para proyectar su gestión en tareas más estratégicas.
Una asistente ejecutiva es la máxima responsable en liderar la gestión de viajes de los ejecutivos en las empresas, asegurando que las necesidades solicitadas por sus responsables son completamente resueltas y totalmente aseguradas. Asumen la responsabilidad de justificar los gastos, lo que requiere de una máxima responsabilidad para asegurar que la transacción sea transparente de principio a fin.
Tienen una gran capacidad para conocer y aprenderse el organigrama de la compañía y esto les permite una gran visión corporativa. Son profesionales muy organizadas que con la ayuda de la tecnología consiguen simplificar sus procesos en el día a día, dejando atrás los modelos más analógicos y convenciéndolos en formatos más digitales.
Herramientas de una asistente ejecutiva
Utilizan herramientas para trabajar en Equipo como MS O365, compartiendo información a través de los canales como el Teams, SharePoint o trabajando sobre un block de notas como es el OneNote, para que la información esté actualizada, seguro y pueda resultar colaborativa.
Se han perfeccionado en automatismos como es la herramienta Power Automate, adquiriendo habilidades muy tecnológicas para que la gestión administrativa sea más autónoma y puedan dedicar su tiempo a gestiones que requieren más tiempo y atención.
Un gran número de estas profesionales tienen conocimientos de finanzas, trabajan muy directamente con procesos ligados a las compras, contabilizando gastos, facturas y gestionando la recepción de entrada de mercancía. Son profesionales con un liderazgo estratégico bastante importante para las compañías y ejecutivos.
Las Soft Skills de una EA
Una asistente ejecutiva destaca por su alto nivel de inteligencia emocional, son capaces de detectar los cambios en el comportamiento y el temperamento del ejecutivo al que dan asistencia. La conexión que existe o se genera entre una EA y un Ejecutivo es realmente importante y a veces es difícil de conseguir. Si la conexión existe, la fluidez en la comunicación y en la gestión diaria es todo un éxito, de hecho, es el resultado de que muchas EA´s y Ejecutivos permanezcan muchos años ligados en el ámbito profesional.
Una EA es la parte humana de las compañías, desarrollan grandes habilidades para solucionar conflictos, son las encargadas de unificar a los equipos y son expertas en realizar los “onboarding” a los profesionales recién incorporados. Su contacto con otras empresas permite que sus ejecutivos puedan gestionar grandes alianzas con el mercado exterior, consiguiendo nuevos contratos, contactos, productos y servicios.
A la sombra de los grandes ejecutivos y las empresas
La asistente ejecutiva en muchas ocasiones carece de poco reconocimiento y reducida visibilidad en las empresas y sin embargo, no es sólo un éxito para los líderes ejecutivos, son también un activo importante para el rendimiento general de las empresas.
Es importante reconocer y valorar adecuadamente a este profesional desde todas las áreas de la compañía, desde RRHH, hasta los propios ejecutivos, dando visibilidad a su función, su progresión y fomentando un crecimiento en función de la responsabilidad que ocupe cada EA.
Poseen la gran habilidad de equilibrar múltiples prioridades en un entorno que está en continuo cambio, son discretas y poseen el poder de “convertir lo difícil en simple y lo complicado en alcanzable”
Me gustaría trasladar mi reconocimiento a todas las profesionales que forman parte de Telefónica: secretarias, asistentes ejecutivas, EA, PA y administrativos, consiguen hacer “magia” en todas sus gestiones, con su mejor actitud, amabilidad, humor y compromiso.
