Como hemos visto en entregas anteriores de “Gestión saludable del tiempo”, el método Getting Things Done (GTD) de David Allen puede ser una excelente elección. Este método es una opción confiable y fácil de usar, que permite plasmar todas tus tareas, ideas y compromisos de manera objetiva, recordarte que hacer y cuando.
Los primeros pasos del método consisten en: capturar todas esas ideas y preocupaciones que rondan por tu cabeza en el momento que aparecen, para posteriormente clarificar que quieres conseguir con ellas y cuál es la siguiente acción posible para moverte hacía ese objetivo.
Si has seguido los consejos de artículos anteriores dispondrás como mucho de 6 recipientes donde recoger todos los objetos fuera de lugar y asuntos incompletos: Una caja, una carpeta física, un cuaderno de notas físico o digital, un repositorio o archivo digital, una aplicación de tareas y el correo electrónico.
También habrás llenado esos recipientes capturando en ellos todos los asuntos pendientes de tu vida, tanto laboral como personal, revisando cada lugar de tu casa, tu lugar de trabajo, notas de reuniones y, sobre todo, asuntos pendientes que solo viven en tu cabeza.
Espero que después los hayas procesado uno a uno, para clarificar que significa cerrar ese asunto y encontrar la siguiente acción concreta para hacerlo.
- Si no hay una acción que realizar entonces tendrás que borrarlo, dejarlo en incubación o guardarlo como referencia.
- Si por el contrario tienes que hacer algo para avanzar tendrás que delegarlo, dejarlo para más adelante o hacerlo inmediatamente si te lleva menos de 2 minutos.
¡Enhorabuena! Después de este ejercicio habrás vaciado todos los recipientes.
¡Qué bonito suena! Pero ¡espera! si los saco del recipiente de entrada ¿dónde los pongo? ¿no se me olvidarán si no los tengo a la vista?
Para que esto no ocurra, en esta entrega nos centraremos en el siguiente paso del método GTD: «Organizar». Tu objetivo aquí será asegurar de que todo tiene un lugar designado, lo que te facilitará encontrar información y tomar decisiones claras sobre qué hacer después y recordar cuando tienes que hacerlo ¿Comenzamos?
Define las categorías clave
Como acabamos de ver, después de clarificar cada asunto tendrás que decidir donde ponerlo. La propuesta es que tengas las siguientes categorías en tu app de tareas y en tu cliente de email:
- Entrada / Inbox
- Urgente: tareas que tienes que hacer tú, te llevan más de 2 minutos y tienes que completar lo antes posible.
- Acciones siguientes: tareas que tienes que hacer tú y te llevan más de 2 minutos.
- En espera: tareas delegadas para revisar.
- Tal vez / algún día: tareas aparcadas para más adelante.
- Proyectos 1… N: asuntos que necesitan más de una tarea para completarse. Estas carpetas serían solo para tu app de tareas, no son necesarias para el correo.
- Archivo: para tareas completadas o emails que puedas necesitar en el futuro. En principio esta carpeta es solo para tu correo, no es necesaria para la app de tareas, ya que normalmente se ocultan al darlas por completadas.
Además, debes disponer de un sistema de clasificación digital, y si necesitas también físico. Este último, aun en la era digital, puede venirte bien para mantener tu hogar o tu lugar de trabajo libre de papeles. Por ejemplo, para guardar recibos de compras, facturas en papel, contratos bancarios, pruebas médicas, el acta de la reunión de vecinos, notas o certificados de estudios, dibujos preciosísimos de tus hijos, etc.
La forma de organizar estos archivos, digitales o físicos, debe ser lo más simple posible para no perder tiempo en encontrar la carpeta adecuada al archivar una nueva entrada o a la hora de encontrarla en consultas futuras.
Proyectos ¡de esta carpeta no hemos hablado antes!
Hasta ahora no he mencionado este tipo de carpetas, porque en realidad podrían no ser necesarias, depende mucho de tipo de asuntos que manejes y como los vayas a gestionar dentro de tu app de tareas.
En un artículo anterior te proponía que, si para completar una tarea tienes que completar otra antes, crees esa segunda tarea. Por ejemplo:
- “Informe cliente X: resumen ejecutivo >> PTE detalle KPIs del mes”
- “Informe cliente X: obtener detalle KPIs del mes”
Esto resulta práctico cuando un asunto a priori sencillo se termina complicando, pero, cuando lo que tenemos entre manos es algo que de antemano sabemos que va a requerir de varias acciones y que tiene una fecha de fin determinada, entonces nos encontramos ante un “proyecto”, y puede tener el enorme privilegio de contar con su propia carpeta de tareas.
¡Cuidado! no se trata de que dupliques aquí todas y cada una de las tareas que tendrán que completarse para dar el proyecto por finalizado, sino solo las que requieran de tu atención inmediata. Se trata de que pongas un “marcador” en el punto de la planificación en la que se encuentra el proyecto, de forma que cuando más adelante revises esta carpeta veas cual es la siguiente acción concreta, de entre las disponibles, que puedes hacer para que el proyecto avance.
Valora además si todos los asuntos que cumplen con la definición de tener varios pasos y una fecha fin requieren de una carpeta. En algunos basta con incluir los pasos dentro de las notas de la propia tarea matriz. Recuerda, este sistema o cualquiera que decidas poner en práctica, funciona mientras sea mantenible en el tiempo y sencillo de utilizar.
Existe una excepción a esta regla y son los proyectos “sin fin” o continuos. Si para ti supone una fuente de asuntos pendientes lo suficientemente abultada, puedes valorar incluir otras carpetas como “Familia / Amigos”, “Vacaciones”, “Finanzas”, …
¿Configuro un recordatorio o lo agendo en el calendario?
Esto va a depender de si la tarea tiene que realizarse en un momento o día concreto o si la tarea tiene que hacerse lo antes posible. Así dicho parece obvio que las primeras van al calendario, pero puede ser muy tentador incluir también las segundas. En el calendario deberías agendar solo tres tipos de cosas:
- Tareas que realizar en un horario concreto, es decir reuniones, citas o llamadas programadas.
- Tareas que realizar en un día determinado, sin importar la hora.
- Tiempo para procesar información que necesitas conocer ese día, por ejemplo, para preparar una reunión o la vuelta de vacaciones de un compañero de trabajo.
Por favor, ten especial cuidado en reservar tu agenda solo para estas cosas, de lo contrario, ya no te fiarás de tu calendario, y comenzarás a mover citas de un día para otro, restándoles así credibilidad a los plazos y abonando la procrastinación. Si lo reflejas en tu calendario, debe ser hecho ese día o nunca.
Mantén las entradas a cero
Ahora que ya tienes claro como organizar las tareas para sacarlas de los recipientes de entrada, toca ponerse manos a la obra. Y no solo con la lista de tareas.
Quizá hasta ahora hayas preferido tener el inbox de correo lleno de cientos, sino miles, de emails para “que no se te olvidaran”. ¿Te has parado a pensar cuantas veces pasas una y otra vez por el mismo email y lo ineficiente que es eso a nivel de tiempo? Es como si cada vez que abrieras el buzón revisaras todas las cartas, leyeras solo algunas y volvieras a dejarlas todas dentro, hasta decidir qué hacer con ellas, y así cada día, o en el caso del email, varias veces al día.
Esto aplica a todos los recipientes de entrada: al montón de recibos sin guardar, a las notas de reuniones sin revisar… debes aclarar que quieres hacer con cada asunto que hay en ellos y después organizarlo en el lugar adecuado, fuera del recipiente de entrada. Tener el inbox a cero no solo te ayudará a concentrarte en las nuevas entradas, sino que te ahorrará mucho tiempo al día.
Comparto contigo algunos ejemplos personales, por si te ayudan a encontrar la manera de implementarlo en tu caso:
- Cuando mis hijos eran pequeños tenía una caja de plástico muy grande en el salón donde íbamos dejando a lo largo del día los juguetes fuera de lugar que andaban por toda la casa. Antes de acostarnos, se vaciaba la caja para guardar los juguetes en su sitio (o jugar de nuevo con ellos…). Aun hoy tengo un cesto en la cocina donde dejamos los trastos aleatorios que llegan allí, y una vez a la semana se devuelven a su sitio.
- Antes de usar el método GTD, guardaba todos mis correos incluso los enviados, en carpetas por proyecto, que a su vez tenían subcarpetas por temas, y todos en un único fichero de Outlook. La idea era encontrar rápidamente un correo archivado buscando en la carpeta adecuada, pero la realidad terminó siendo que no siempre me acordaba de la carpeta en la que lo había dejado ¡podía haber más de una! Y, además, al ser un fichero muy grande Outlook tardaba mucho tiempo en buscar si es que llegaba a encontrar algo. Ahora cada enero genero un nuevo fichero de Outlook en el que solo tengo 5 carpetas, no solo encuentro mucho más rápido los correos, sino que no pierdo tiempo eligiendo en que carpeta tengo que guardarlo.
- Tras un tiempo usando el método GTD en mi mundo digital, me animé a aplicarlo al mundo físico. Compre tres revisteros resistentes, fundas trasparentes y carpetas de cartón, además de varias bolsas con zip. Recorrí toda la casa recopilando de cajones, armarios y otros clasificadores todos los papeles oficiales o de utilidad. Dediqué un revistero para cada área: finanzas, salud, estudios. Dentro de cada uno puse una carpeta por tema o por persona. Las bolsas con zip las rotulé una para guardar los tickets de compras “en espera” por si necesito descambiar algo, y otra bolsa para “garantías” (de estos además conservo una fotografía). Ahora ya no nos da pereza guardar los papeles en su sitio al momento de llegar a casa, en lugar de dejarlo en cualquier cajón para ver que hacer con ello otro día, además de que se dónde está cada cosa.
Simplifica tus herramientas
Utiliza listas, carpetas, aplicaciones o sistemas que funcionen para ti. Es muy importante que elijas lo que elijas sea sencillo de utilizar y de mantener, que no dupliques esfuerzos y no te lleve más tiempo usarlo que no usarlo (a partir claro de un tiempo inicial extra para ponerlo en marcha). Por eso te aconsejo mantenerlo simple, con el menor número de recipientes de entrada y carpetas que sean necesarios para que te resulte útil.
Por cierto, hasta ahora siempre hemos hablado de una app de tareas digital, pero si prefieres lo analógico, no necesitarás más que: una libreta y un boli que puedas trasportar allá donde vayas para capturar los nuevos asuntos; y un clasificador donde cada “carpeta” puede estar diferenciada con un separador, cada tarea puede ser un apunte en una hoja (en ese caso tienes que ser consciente de que te tocará reescribir los asuntos y las tareas cuando los muevas a su lugar de destino) o una hoja entera, para moverla más fácilmente entre carpetas, como prefieras. Lo importante es que todos los asuntos estén fuera de tu cabeza, en un lugar seguro donde capturarlos, procesarlos y revisarlos, fácil de actualizar, evitando duplicidad o pérdida de información.
Conclusiones
« Es que no puedo volver a ayer, porque entonces era otra persona « Alicia
Alicia en el País de las Maravillas – Lewis Carroll
Espero que poco a poco le vayas viendo la forma al método Getting Things Done que te propongo para gestionar tu tiempo de forma saludable, relajada y serena, sabiendo que en cada momento estás eligiendo hacer (o no hacer) lo que te mueve hacía tus objetivos.
Te recuerdo algunos conceptos:
- Capturar: Vacía tu cabeza de preocupaciones, escríbelas en tu lista de asuntos pendientes.
- Clarificar: Revisa tu lista para aclarar que significa para ti completar ese asunto y cuál es la siguiente acción concreta que te ayudará a avanzar hacia la meta.
- Organizar: Mueve la entrada a la carpeta adecuada dentro de tu sistema.
No te preocupes si ahora te parece que la organización propuesta no va a encajar contigo, dale una oportunidad y puede que cambies de opinión. Mi consejo es que intentes poner en práctica el sistema poco a poco. Por ejemplo, puedes comenzar con el email, generando un nuevo fichero PST, creando las carpetas propuestas y vaciando tu inbox (si tienes muchos correos, te propongo que archives los más antiguos y te centres en procesar y organizar los más recientes). Cuando lleves unas semanas practicando con el correo, tal vez ya puedas instalar una app de tareas y comenzar a aplicar el método ahí también.
Si ya lo tienes y quieres seguir avanzando, puedes profundizar sobre los siguientes pasos, revisar y ejecutar, del método GTD. Encontrarás más información en su página web: método Getting Things Done (GTD) de David Allen
Y si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar las técnicas de gestión saludable del tiempo ¡Toma acción y disfruta del camino!
