¿Cómo te sientes respecto a la cantidad de cosas que tienes que hacer cada día? Al iniciar el día, ¿te sientes motivada y concentrada o más bien sobrepasada? Y al final de la jornada, ¿acabas tranquila o agotada, con la sensación de que no lograste avanzar como querías?
Si te sientes como muchas personas: desbordada por cantidad de asuntos y tareas que tienes entre manos, bloqueada tal vez sin saber por donde seguir, corriendo de un lado a otro, apagando fuegos, y llegando apurada (o tarde) a tus compromisos, espero que esta serie de artículos te ayude a distribuir y planificar las tareas que te has propuesto hacer a para cumplir tus objetivos y a hacerlo de forma estratégica y saludable.
Para lograrlo, como vimos en el artículo anterior, es clave tener un propósito firme que te motive a cambiar tu ritmo de vida, y definir los objetivos que te gustaría alcanzar con ello. Esto te servirá, no solo para perseverar si flaqueas, sino como faro para elegir lo que tiene valor para ti y a que renuncias conscientemente. Una vez tengas tu brújula ¡necesitarás un plan! Porque se trata de hacer hueco, dejar espacio para completar con calma tus asuntos, desde la serenidad, y para eso tienes que sacar cosas, y para sacar lo primero es saber que tienes entre manos.
En esta tercera entrega de Gestión Saludable del Tiempo, comparto contigo algunas técnicas para capturar y clarificar toda la información, asuntos, tareas e interrupciones para sacarlas de tu cabeza, manejar la sobrecargar diaria y recuperar la concentración en lo que estás haciendo ¿empezamos?
La importancia de tener un sistema confiable
«A veces, llego a creer hasta seis cosas imposibles antes del desayuno», Reina de corazones
Alicia en el País de las Maravillas – Lewis Carroll
Esta sensación de caos que sientes tiene una razón fundamental: vivimos en un mundo saturado de información y constantes interrupciones, lo que dificulta concentrarnos y manejar efectivamente las tareas que nos acercan a nuestros objetivos. ¿Te suena conocido?
Tu mundo no cambiará por arte de magia al aplicar un método de gestión del tiempo; las interrupciones externas, pero también las internas, y el volumen de trabajo seguirán estando ahí. Sin embargo, lo que sí cambiará es tu sensación de control.
Un buen método te permite liberar la mente, evitando que te preocupes por lo que no estás haciendo o por lo que podrías olvidar. Y junto con una brújula que te oriente a elegir será lo que te permita relajarte y te acerque a tus objetivos vitales.
El método Getting Things Done (GTD) de David Allen, es para mí una excelente opción confiable y fácil de usar, que permite plasmar todas tus tareas, ideas y compromisos de manera objetiva, recordarte que hacer y cuando. Como vimos en artículos anteriores, este método propone un sistema en varios pasos: Capturar, Clarificar, Organizar, Revisar y Ejecutar, veamos en detalle cómo aplicar las dos primeras etapas de este método y aprender el arte de capturar tareas y olvidarse de ellas (o al menos sacarlas de tu cabeza).
Capturar: Libera tu mente
La primera parte consiste en sacar todas esas ideas y preocupaciones de tu cabeza. Todo asunto que consideres incompleto debes apuntarlo en un sistema fiable y externo a tu mente.
Cómo reconocer los “asuntos”
Muchos están claros, pero no los tienes apuntados, o tal vez sí, pero dispersos en notas manuscritas, emails, cuadernos digitales… te propongo que reserves 1 hora para hacer una recopilación inicial de tantos asuntos pendientes como te sea posible en un mismo sitio, necesitarás para ello una herramienta donde confeccionar tu lista de entradas. No intentes solucionarlos o decidir nada durante este ejercicio, prima la cantidad y la velocidad. Verás que te surgen casi al tiempo asuntos profesionales y personales, importantes o superfluos, ¡no dejes ninguno sin apuntar! Pon todos los asuntos en la misma lista, de momento no intentes categorizarlos.
Truco: si durante el proceso inicial de captura de asuntos encuentras algo urgente y temes olvidarlo entre otros asuntos de la lista, crea un apartado especial donde apuntarlo, para tratarlo lo primero cuando acabes el ejercicio. Esta es la única excepción, todo lo demás debe ir a la lista de entradas general.
Puede que tiempo después de completar el ejercicio te sorprendas pensando en algo que “deberías”, “tendrías” o “convendría” hacer, eso significa que se ha fijado en tu mente como un compromiso. Se ha convertido, por tanto, en un nuevo incompleto, y te volverá a interrumpir de forma recurrente en el momento menos oportuno, hasta que lo trates.
En adelante, cada vez que te surja una de estas «disonancias» —esa interrupción que rompe tu línea de pensamiento—, añádela a la lista de entrada de asuntos pendientes. Esto dará a tu cerebro la sensación de que esa tarea está «tratada», librándote de ella para poder enfocarte en lo que tienes entre manos en ese momento.
Además de estas disonancias cada día recibimos nuevos asuntos que tratar de múltiples fuentes de información: email, teams, redes sociales, WhatsApp… por lo que conviene que cuando revises cada fuente también anotes los nuevos asuntos pendientes en la lista de entradas. Poco a poco te acostumbraras a hacerlo de forma automática.
Acostumbrarse a capturar los asuntos pendientes en la lista de entradas según surjan te ayudará a concentrarte.
¿Basta con tener una lista con todos los asuntos pendientes? ¿con esto es suficiente?
Me temo que no. Y hay varios motivos. Para empezar no todos los asuntos incompletos se pueden apuntar en una lista, tenemos trastos fuera de lugar, papeles físicos que archivar o tirar, páginas webs, artículos o libros que leer, podcast que investigar o archivar para futuras consultas… Y, por otro lado, no todos los asuntos tienen que atenderse con la misma prioridad, en el mismo momento o lugar.
El éxito de un sistema de captura depende en gran medida de estos factores:
- Que recoja el 100% de los incompletos fuera de tu cabeza. Esto es algo que tienes que practicar, cuando te asalte un nuevo asunto “fuera de lugar”, para, captúralo en uno de tus recipientes de entrada y vuelve lo más rápidamente posible a lo que estabas haciendo.
- Que tenga el menor número de “recipientes” de captura, para que te puedas arreglar en todos los contextos y en cualquier lugar. De momento hemos trabajado con una lista de entradas para vaciar tu mente, pero puede que también quieras vaciar algún cajón o armario…
- Que esos recipientes se vacíen regularmente. Esto nos significa que tengas que completar los asuntos que contienen, sino procesarlos para clarificar qué son y qué hacer con ellos.
Los 6 «recipientes» del GTD
El método GTD propone seis lugares principales para capturar toda tu información:
- Caja física: Un lugar donde depositar objetos físicos fuera de lugar. Puede ser una caja en tu escritorio o una cesta en casa donde recojas todo lo que está fuera de lugar: cables, papeles, etc. Al final del día, dedica unos minutos a vaciarla y organizarla.
- Carpeta física para papeles: Reserva un lugar fijo para los documentos que recibas, como tarjetas de visita, documentos de garantía, facturas o tickets. Puede ser una carpeta o incluso un bolsillo de tu mochila, lo importante es que sea siempre el mismo y que lo vacíes regularmente.
- Cuaderno de notas: Usa un solo cuaderno (físico o digital) para anotar todo lo que capte tu atención, tanto de trabajo como personal. Esto simplifica tu sistema y evita la dispersión. Llévalo contigo siempre que sea posible.
- Repositorio digital: Crea un espacio para capturar información útil que encuentres online, como artículos, citas, música o ideas de viajes. Herramientas como OneNote, Evernote u Obsidian te permiten guardar estos recursos de manera rápida y organizada.
- Asuntos pendientes: Hazte con una única aplicación para registrar la entrada de nuevos asuntos pendientes y las tareas asociadas una vez procesados. A ser posible busca una opción sincronizada entre el PC y el móvil. Es importante que nunca uses el calendario para tareas pendientes; el calendario es solo para compromisos con fecha y hora fija.
- Bandeja de entrada del correo electrónico: Este punto merece un apartado especial. Vaciar tu bandeja de entrada de correos electrónicos te brinda una paz mental incomparable. Revisa y organiza los mensajes para evitar releer los mismos correos una y otra vez.
NOTA: A mí personalmente me ayuda pensar que los mensajes de Teams también forman su propia bandeja de entrada, por tanto, los trato como un “inbox” más.
De momento mi propuesta es que te centres en la lista de entrada de asuntos pendientes. Cuando le hayas cogido el truco y afianzado el hábito de capturar todo lo que te pase por la cabeza, puedes intentar hacer el mismo ejercicio con el resto de “recipientes” de entrada ¿Qué te parecería vacía la bandeja de emails?
Clarificar: Identifica la siguiente acción
Una vez hayas hecho la captura inicial de todos los asuntos en vuelo, toca clarificarlos y convertirlos en tareas, es decir saber qué son y qué hacer con ellos. Te animo a que reserves otro rato para clarificar y vaciar la lista de entrada de asuntos pendientes. Necesitarás una herramienta con categorías donde dejar lo que saques de tu lista de asuntos.
En este ejercicio conviene que sigas unas reglas básicas:
- Procesa los elementos en el orden en que están en la lista de entradas: no rebusques los urgentes o importantes, los que te apetezcan más o te resulten más fáciles. Vas a llegar a todos igualmente, mantente firme y sigue el orden.
- Procesa un elemento cada vez.
- No vuelvas a ponerlo en la lista de entradas: no sucumbas a la tentación de dejarlo ahí para verlo después porque te resulte complicado decidir qué hacer.
¿En qué consiste procesar un asunto si no se trata de hacerlo?
Reconozco que a mí personalmente me costó entender la diferencia entre completar un tema y procesarlo, y durante mucho tiempo me dejé llevar por la idea de que procesarlo era hacerlo o colocarlo sin más en una categoría distinta a la bandeja de entrada ¡y no se trata de eso!
Procesar consiste en clarificar lo que tienes que hacer, pero no necesariamente en hacerlo. Se trata de sacar los asuntos de los recipientes de entrada, convirtiéndolos en tareas concretas, físicas y visibles, que puedas completar en 25 minutos.
Ten a mano tus objetivos, tanto personales como profesionales, te ayudará a decir que hacer con cada asunto.
Para cada asunto describe en una frase corta cual sería el resultado satisfactorio de resolver el asunto que estás clarificando ¿a qué te has comprometido?
A continuación, decide la siguiente acción concreta que puedes completar y que te haga avanzar en completar el asunto.
Cuando anotes una tarea, asegúrate de describirla claramente para que al revisarla sepas exactamente qué tienes que hacer para avanzar. Por ejemplo:
- Evita generalidades: «Informe cliente X».
- Escribe mejor: «Redactar el resumen ejecutivo para el informe del cliente X que tengo que entregar el viernes».
- Si para hacer esa tarea necesita información adicional regístrala también en tu lista de tareas: “Solicitar a mi jefa el informe con el detalle de KPIs mes”
Truco: cuando algunas tareas están relacionadas, yo utilizo el mismo encabezado para identificarlas, seguido de la acción a realizar. En el ejemplo anterior tendría dos tareas:
- “Informe cliente X: resumen ejecutivo >> PTE detalle KPIs del mes”
- “Informe cliente X: solicitar jefa detalle KPIs del mes”
¿Qué pasa si no hay ninguna acción?
Puede que hayas capturado cosas que en algún momento quisiste hacer, pero ya no tienen sentido, que simplemente no requieren hacer nada ahora o quieres tener a mano para referencias futuras.
- Basura: deshazte de ello, bórralo de tu lista de asuntos de entrada y no crees ninguna tarea asociada. En caso de duda es igual de correcto borrarlo o guardarlo, pero nunca volverlo a poner en la bandeja de entrada. Recuerda que para realizar una gestión saludable del tiempo no tienes que llegar a todo, sino elegir lo que te acerca a tus objetivos, profesionales o vitales, y renunciar forma parte del proceso. Cuando decidas mandar a la basura un asunto pendiente, por favor hazlo con convencimiento, con la seguridad que te da tener un motivo y unos objetivos claros (puedes apuntarlos junto a la tarea antes de tacharla de tu lista), así, si en algún momento este asunto vuelve a tu mente, puedes “echarlo” sin complejos.
- Para Incubar: decide que tienes que hacer y apárcalo en la categoría “tal vez” de tu lista de tareas. Puedes configurar que te recuerde la tarea en una fecha concreta, por ejemplo, si la acción es mirar la agenda para decidir si asistes o no a un curso, configura la fecha tope para inscribirte como recordatorio.
- Referencia: si solo lo quieres guardar como referencia futura, conviene que tengas implementado un sistema de archivo digital. Una propuesta sería el sistema PARA, ¿es información para un proyecto? Va en la carpeta física o digital del proyecto ¿es información para un área de conocimiento? Va en la carpeta física o digital de esa área. Todo lo demás puede ir al archivo general de “referencias futuras”.
¿Y, los asuntos que si requieren de una acción?
Tienes que decidir cuál es la siguiente acción para que el asunto avance. No hace falta que hagas la lista completa de todo lo que tienes que hacer para completar el asunto, solo la siguiente acción. Una vez decidida tendrás 3 opciones:
Hacerla: solo si la acción requiere de 2 minutos o menos. Pero esto es una propuesta, si te enfrentas a una lista grande de asuntos que procesar y tienes un tiempo limitado para hacerlo, puede que tengas que reducirlo a 1 minuto o incluso a 30 segundos.
Si tienes problema calculando cuanto son 2 minutos, prueba a usar un cronómetro, poco a poco irás cogiendo experiencia y calcularás mejor.
Delegarla: ¿eres realmente la persona encargada de ese asunto? ¿hay alguien que pueda ayudarte? Muchas veces ponemos en nuestra lista de asuntos temas que en realidad no nos competen o no tienen porque ser responsabilidad nuestra exclusivamente ¿realmente tienes que ser tu quien vacíe el trastero este fin de semana? En esto casos decide cual es la siguiente acción y:
Diferirla: Una vez que hayas pensado cual es el resultado esperado y traducido el asunto en la siguiente tarea física y visible para avanzar, si lo tienes que hacer tu y te lleva más de 2 minutos, mueve la tarea a la categoría “acciones siguientes”
Insistir en la importancia de clarificar durante este procesado la siguiente acción, sino lo haces y te limitas a ponerlo en una categoría se produce un vacío que te llevará a posponer la tarea una y otra vez.
Al acabar de procesar todos los asuntos de tu lista inicial, deberías tener las siguientes categorías en tu app de tareas: “en espera”, “tal vez”, “acciones siguientes”, “urgente”.
Nota: Si te animas a vaciar también tu inbox de email, puedes crear estas mismas categorías en tu cliente de correo, para dejar en ellas los emails una vez procesados. Ten en cuenta que, si de un email se desprende un asunto o tarea que hacer para poder procesarlo, tendrás además que apuntarlo en tu app de tareas.
Cuando tengas más experiencia en el procesado y sobre todo en la revisión de las categorías (como veremos en siguientes artículos) puedes crear más categorías por proyectos, o áreas, siempre que sean las mínimas posibles. Por ejemplo, a mí me gusta tener las categorías “Familia y Amigos”, “Finanzas” o “Vacaciones”. También verás que las acciones de capturar y clarificar pueden llegar a unirse, y crear las tareas directamente procesadas en tu sistema de categorías, sin pasar por la lista de entradas, aunque debes mantener ese recipiente de entrada, para esos momentos en los que no quieres perder ni un segundo de concentración y solo necesitas capturar lo más rápido posible el asunto que te ha interrumpido para volver a lo que estabas haciendo.
Al igual que acostumbrarse a capturar los asuntos en la lista de entradas según surjan te ayudará a concentrarte, tomar el hábito de vaciar la lista con un proceso diario de clarificación, te asegurará que tienes todos tus asuntos bajo control, listos para avanzar cuando les llegue el momento.
Conclusiones
No te preocupes, si te parece que la lista de asuntos pendientes es algo inabarcable, o si clarificar todas las entradas parece una labor titánica, sé que puede resultar desalentador al principio. El objetivo de este ejercicio no es intentar completarlo todo en algún momento, sino tener una idea de los de asuntos que tienes entre manos, grandes o pequeños. Recuerda que realizar una gestión saludable de tu tiempo no consiste en averiguar cómo llegar a todo, esto no va a ocurrir nunca. Sin embargo, tener todos tus pendientes capturados te ayudará a decidir a que dedicar tus esfuerzos en cada momento y a sentirte en paz con ello, sabiendo que estás haciendo, o incluso más importante dejando de hacer, justo lo que te acerca a tus objetivos.
Te invito a llevar a la práctica estos los primeros pasos del método GTD, capturar y clarificar, a los ámbitos de tu vida donde creas que pueden ayudarte. Date tiempo para afianzar antes de intentar más cosas ya que si bien es sencillo, no es mágico, y va a requerir de cierto esfuerzo y compromiso por tu parte.
Si ya lo tienes y quieres seguir avanzando, puedes profundizar sobre los siguientes pasos, organizar, revisar y ejecutar, del método GTD.
Y si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar las técnicas de gestión saludable del tiempo ¡Toma acción y disfruta del camino!
