Si no sabes de que estoy hablando, aquí te dejo un resumen de las acciones que os proponía:
- Escribe que te motiva a querer aplicar una gestión consciente del tiempo.
- Prueba a registrar todas tus tareas pendientes, tanto laborales como personales.
- Establece la prioridad de cada tarea de acuerdo con tus objetivos. Si crees que completarla te va a llevar más de 25 minutos divídela en varias tareas.
- Asegúrate que, cuando le toque el turno a una tarea, tienes todo lo necesario para completarla.
- Bloquea tiempo con antelación en tu calendario.
- Semanalmente revisa tu lista de tareas pendientes para priorizarlas, y decidir en cuales te vas a concentrar.
- Diariamente mira los huecos libres en tu calendario y elige a qué tareas prioritarias te vas a dedicar y en qué orden.
- Si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar estas técnicas de gestión del tiempo y ten paciencia.
En esta entrega vamos a centrarnos en el primero de los puntos: encontrar la motivación para aplicar de forma sostenida un método de gestión saludable del tiempo ¿empezamos?
¿Qué estoy haciendo con mi tiempo?
Los consejos sobre gestión de tiempo a menudo fomentan la idea de que tal vez no estás haciendo lo suficiente, que un día podrás «hacerlo todo» y convertirte en la dueña de tu tiempo, si te esfuerzas lo suficiente, y actúas de forma totalmente optimizada y eres emocionalmente invencible todos y cada uno de los días. Y no se a ti, a mí pensar en que aun debería hacer más cosas de las que hago, o más rápido, me produce cierta angustia.
Pero estás de suerte, porque la Gestión Saludable del Tiempo, no va de eso, sino de construir una vida con sentido, unos objetivos alcanzables y una apuesta por todo aquello que realmente vale la pena, y la primera de estas ideas es que debes ser consciente de la finitud de la vida.
Todos sabemos que un día tiene 24h, que todos amanecemos con las mismas horas por delante y sin embargo muchos días tenemos la certeza de que la vida nos va a atropellar y que, cuando nos vayamos a dormir, apenas sabremos en que las hemos gastado.
Y a pesar de todo, ¿alguna vez te has preguntado cuánto tiempo te queda por disfrutar? ¿Cuántos días más tienes para dejar pasar el tiempo sin saber en qué? La vida media del ser humano es ridículamente breve: si llegas a los 80 años, habrás vivido más de 4.000 semanas.
En este punto convendría que pares un minuto y calcules en que semana de la vida te encuentras … ¿te ha sorprendido?, ¿qué vas a hacer ahora?
Si quieres profundizar más en estos conceptos, te aconsejo leer el libro de Oliver Bukerman “4.000 semanas. Gestión del tiempo para humanos”
¿Sé que quiero hacer con mi tiempo?
– “¿Te importaría decirme, por favor, ¿qué camino debo tomar desde aquí?
– Eso depende en gran medida de adónde quieres ir, – dijo el Gato.
– ¡No me importa mucho adónde…! — dijo Alicia.
– Entonces, da igual la dirección — dijo el Gato, ¡cualquiera que tomes está bien!»
Alicia en el País de las Maravillas – Lewis Carroll
Si te dijeran que mañana quedas libre de todas tus obligaciones, que puedes disponer de tu tiempo como quieras y para lo que quieras, ¿sabrías que elegirías hacer?
Estoy segura de que podrías decirme cientos de cosas que siempre has querido hacer o probar. En este hipotético caso, ¿crees que te daría tiempo a completar toda la lista? ¿Permanecerá estática o seguirá engordando con nuevas cosas que hacer?
Ahora que eres consciente de que el ser humano es capaz de imaginar cosas que hacer como para llenar tres vidas y que sin embargo solo cuentas con un tiempo limitado, debes saber que gestionarlo no consiste en averiguar cómo llegar a hacerlo todo, esto no va a ocurrir nunca, sino en decidir qué dejar de hacer, a que sí dedicar tus esfuerzos en cada momento y a sentirte en paz con ello.
Entonces tanto si tienes que seguir con tus obligaciones como si puedes dedicarte a lo que quieras, lo primero es tener una brújula que te oriente a elegir, entre las tareas de esa lista, que hacer a continuación para acercarte a tus objetivos.
Es sencillo decirlo, y no tanto llevarlo a la práctica ¿sabes qué estás haciendo con tu tiempo?, ¿realmente haces lo que necesitas hacer y lo que has elegido?, ¿te acerca a tus metas profesionales o personales? ,¿tienes claras cuáles son esas metas y qué buscas conseguir con ellas?
Demasiadas preguntas difíciles. Si no te ha gustado la respuesta que tu mente inconsciente le ha ido dando a cada una de ellas, entonces es que necesitas hacer cambios.
No te preocupes si en este punto estás pensando que no merece la pena el esfuerzo, que cambiar te va a llevar más tiempo y energía que seguir como estás, es normal. Nuestra mente pelea con más fuerza por no perder, por mantener lo que tiene, que por conseguir algo, aunque sepa que a la larga le va a beneficiar.
Encuentra tu brújula
Es primordial que encuentres la motivación para vencer la barrera inicial, una motivación que te ilusione a aplicar una gestión saludable del tiempo. Algunas de las más comunes pueden ser: pasar más tiempo con tu familia y/o amigos, sentir que decides sobre tu tiempo, mejorar tu productividad o tu salud, sentir mayor serenidad, etc.
Resúmela en una frase y escríbela donde puedas leerla cada día. Procura que sean frases positivas que te hagan sentir bien. Por ejemplo, sería mejor como motivación “Sentir tranquilidad y que elijo lo que hago” a la frase “dejar de tener estrés y de hacer por hacer sin cabeza”.
También quiero contarte un truco. Si te da reparo tenerla expuesta donde otro pueda leerla, prueba a resumirla en una palabra y configura con ella la clave de acceso al PC. Siguiendo el ejemplo anterior podría ser: “Trank1la” o bien “elijo_Y0”. Lo importante es que te conecte con la motivación.
Además, podrías imaginar cómo sería ese momento ideal, donde estarías, con quien, como te sentirías. Si te animas, busca una imagen entre tus fotos o en Internet que te lleve a ese momento.
Otro truco: configura esa imagen como fondo de pantalla del PC o del móvil, o imprímela y ponla donde puedas verla. Solo tu sabrás que significa.
Ahora les ha llegado el turno a tus objetivos tanto laborales como personales. Utiliza la metodología SMART (específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, Temporales) para definirlos. E igual que antes, resúmelos en una frase corta y si puedes con una imagen.
Por ejemplo: “Priorizar tareas diarias durante el próximo mes, al menos el 90% de los días laborales seleccionar las tareas más importantes en las que enfocarme”, “Completar la menos 1 tarea importante antes de leer el correo electrónico o los mensajes de Teams”, “Este cuatrimestre dedicar 2 horas a la semana hasta formarme en … o para ir a gimnasio” o bien “durante los próximos 15 días, pasar 1 hora al día con mis hijos, sin tener el móvil en la mano y sin pensar en el trabajo”.
Puedes definir tantos como quieras, aunque para empezar es aconsejable quedarte con 4 o 5, asegurarte que son compatibles, es decir que conseguir uno no resta posibilidades a conseguir otro, y priorizarlos entre sí.
Aprende a leer el mapa
Ahora que sabes que quieres y que te motiva, deberías aplicar un método que te ayude a conseguir tus metas en gestión del tiempo de manera saludable. Mi propuesta es usar como base el método “Getting Things Done” (GTD) de David Allen, que te resumo a continuación.
Según el autor, si queremos gestionar nuestros compromisos sin estrés, debemos ser capaces de evaluar de manera objetiva cada cosa nueva que aparece, y saber integrarla en nuestra vida con el nivel de reacción adecuado. Y para eso es necesario un método que te permita dejar de pensar constantemente en las cosas que deberías hacer y no estás haciendo, para así relajarte, sentir que tienes el control y que estás haciendo, o dejando de hacer, justo lo que debes.
El método GTD se basa en 5 fases:
- Capturar todas las tareas que tengas comprometidas o tareas que quieras hacer o información que tal vez te pueda ser útiles en otro momento, en un sistema confiable y externo a tu memoria.
- Clarificar que significan y que queremos hacer con ellas.
- Organizar o procesar cada una para ponerla en su sitio.
- Revisar de manera periódica.
- Entregarse a la acción.
Este método te va a permitir tomar decisiones por adelantado, de forma que tengas un inventario de siguientes acciones posibles, y coordinar todo esto con diferentes niveles de compromiso contigo mismo y con los demás.
Puedes aplicar este método de manera completa y continua a tu trabajo y mundo personal, o de forma parcial donde creas que lo necesitas, o esporádicamente cuando sientas que pierdes el control. En cualquier caso, intenta comenzar con algo sencillo, y fíjalo dentro de tu rutina antes de acometer la siguiente mejora.
¿Y ahora qué?
Los principios y estrategias que GTD propone son de aplicación inmediata en todos los aspectos de tu vida, pero no te voy a engañar, aplicarlos, si bien es sencillo, no es mágico, y va a requerir de cierto esfuerzo y compromiso por tu parte.
En siguientes artículos iré desgranando una a una cada fase del método, para que conozcas esos principios y estrategias y puedas llevarlos a la práctica. Mientras llega el momento aprovecha para buscar tu motivación y definir qué objetivos quieres alcanzar para gestionar tu tiempo de forma saludable.
Si ya lo tienes y quieres seguir avanzando, intenta los siguientes puntos de la lista inicial, o lee más cosas sobre el método GTD.
Si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar las técnicas de gestión saludable del tiempo ¡Toma acción y disfruta del camino!
“Vive somo si fueras a morir mañana, aprende como si fueras a vivir siempre» – Mahatma Gandhi.
