La calidad de los datos no depende sólo de tener registros limpios y ordenados, sino de saber cómo interpretarlos, y aquí es donde entran en juego los KPIs.
Construir KPIs efectivos es similar a escalar una montaña. No se trata solo de llegar a la cima, sino de hacerlo paso a paso, construyendo sobre cada avance y asegurándonos de que cada decisión que tomamos esté alineada con la estrategia global del negocio. Al igual que un escalador no ignora los avisos de mal clima o el terreno inestable, un analista de datos no puede pasar por alto los avisos iniciales que dan forma a los indicadores clave de rendimiento.
La calidad de los datos: Más allá de lo técnico
Uno de los mayores desafíos al trabajar con datos es asegurar que no solo sean correctos a nivel técnico (sumas que cuadren, formatos limpios), sino que tengan sentido y aporten valor real al negocio. La verdadera calidad de los datos no viene solo de la herramienta, sino del entendimiento que se tiene del negocio y de los indicadores que se construyen.
Por eso, quiero compartir una metodología simple y efectiva que te permitirá crear KPIs sólidos, basados en datos de calidad. Al igual que en la escalada, es clave dividir el camino en fases y establecer puntos de control que garanticen que estás avanzando de forma segura hacia la meta.
5 pasos para construir KPIs efectivos
1. Define los avisos iniciales
El primer paso es identificar cuáles son los eventos que necesitas monitorear constantemente. Estos avisos representan acciones o situaciones específicas que, de ocurrir, deben ser tenidas en cuenta. Es importante pensar en aquellos puntos críticos que puedan afectar el rendimiento general o las metas de negocio. Por ejemplo, un cliente que cancela una suscripción o un usuario que abandona el carrito de compra. Estos eventos simples son los que sientan las bases para construir KPIs más complejos más adelante.
2. Establece alarmas
Una vez definidos los avisos, es esencial activar alarmas que se disparen cuando un aviso no es atendido en un tiempo razonable. Las alarmas no solo indican que algo ha salido mal, sino que permiten identificar patrones de riesgo y tomar acción antes de que el problema se agrave. Por ejemplo, si un cliente cancela su suscripción y no se ha tomado acción en 48 horas, se activa una alarma que indica el riesgo de churn (pérdida de cliente). Asimismo, un cliente inactivo durante 30 días puede ser una señal de alerta que debe abordarse.
3. Crea KPIs operativos
El siguiente paso es consolidar las alarmas y transformarlas en indicadores operativos. Estos KPIs reflejan el estado diario del negocio y permiten medir el rendimiento de manera continua. Por ejemplo, el porcentaje de cancelaciones no atendidas en el plazo definido o el número de leads que no han recibido seguimiento en 24 horas. Los KPIs operativos ayudan a tener un control constante sobre el flujo de trabajo, facilitando la toma de decisiones rápidas y la corrección de desviaciones.
4. Eleva los KPIs a nivel estratégico
A medida que los KPIs operativos se consolidan, es momento de llevarlos a un nivel estratégico. Los KPIs estratégicos analizan el impacto de los indicadores diarios en el rendimiento global del negocio. Por ejemplo, un aumento en las cancelaciones no atendidas puede llevar a una disminución del crecimiento neto mensual. Estos indicadores ayudan a comprender cómo los problemas operativos afectan los objetivos a largo plazo y facilitan la toma de decisiones de alto nivel.
5. Construye una pirámide de datos
Finalmente, es fundamental estructurar los KPIs en forma de pirámide, donde cada nivel esté alineado con los objetivos generales del negocio. Desde los avisos iniciales hasta los KPIs estratégicos, cada dato debe tener un rol específico en el proceso de toma de decisiones. Esta pirámide garantiza que los esfuerzos estén dirigidos a generar valor a largo plazo y que el negocio esté preparado para enfrentar cualquier desafío basado en información precisa y bien estructurada.
La pirámide de KPIs: Un mapa hacia la cima
Cada paso en la creación de KPIs está diseñado para construir sobre el anterior. De esta forma, se genera una estructura que, al igual que una pirámide, se fortalece en cada nivel. Desde los avisos iniciales hasta los KPIs estratégicos, cada dato tiene un rol en la toma de decisiones.
Conclusión
Escalar con KPIs no solo es una herramienta de medición, sino una guía para transformar datos en decisiones concretas. Al construir una pirámide de indicadores, no solo observamos la superficie de los datos, sino que profundizamos en su significado, asegurándonos de que cada aviso, alarma y KPI nos lleve a decisiones alineadas con los objetivos del negocio.
Porque al final, no se trata de tener más datos, sino de tener mejores datos y, sobre todo, saber cómo usarlos para llegar a la cima.
