Digitalización: qué es
La digitalización es, de forma muy resumida y simplificada, el traspaso de información de un formato físico a un entorno digital, algo de especial relevancia en el mundo empresarial.
La RAE define la digitalización concisamente como “acción y efecto de digitalizar”, contando este verbo con dos acepciones. La primera, “registrar datos en forma digital” y la segunda, “convertir o codificar en números dígitos datos o informaciones de carácter continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro”.
Así pues, un ejemplo de digitalización sería el traspaso a la nube de los expedientes de una empresa abandonando el almacenaje físico de fichas, dosieres o cuadernos.
Pero la digitalización en sí misma no permite el cambio de la organización, sino que supone un avance hacia esa forma de trabajar diferente. Ahí es donde entra la transformación digital.
¿Es lo mismo digitalización que transformación digital?
Aunque en muchas ocasiones sean utilizados como sinónimos, no significan lo mismo.
La digitalización, como hemos visto, se refiere a la conversión de lo físico en digital, mientras que la transformación digital implica un cambio de fondo en el modelo de negocio.
Otra diferencia entre digitalización y transformación digital la encontramos en que la digitalización se refiere a un único objetivo. Sin embargo, la transformación digital requiere la totalidad del negocio, incluida la adaptación de las personas, pudiendo necesitarse incluso programas de formación.
Es decir, la digitalización es el camino hacia la transformación digital por lo que podríamos resumirlo en que sin digitalización no sería posible la transformación digital.
Ventajas de la digitalización
La digitalización, igual que la transformación digital, presenta una serie de beneficios. En muchas ocasiones, como hemos visto anteriormente, relacionados con la digitalización documental de pequeñas y medianas empresas.
Algunas de estas ventajas de la digitalización son las siguientes:
- Ahorro de espacio. Al evitarse el almacenaje físico de diferentes tipos de documentos o archivos, el espacio que no se utiliza se puede utilizar para otros fines. O en determinados casos, puede servir para encontrar ubicaciones con menos metros cuadrados.
- Protección de los documentos. Los riesgos físicos más directos (como humedades, deterioros por el paso del tiempo o casos más extremos y menos probables como incendios o inundaciones) a la hora de sufrir daños de los materiales, desaparecen con almacenajes en memorias externas y/o en la nube.
- Rapidez en la consulta. El ahorro de tiempo en las consultas de los datos es otra de las ventajas de la digitalización. Esto es especialmente importante en perfiles profesionales que puedan tener que realizar estas consultas de manera recurrente, puesto que el tiempo no invertido en esta tarea será muy elevado a lo largo de la jornada laboral, pudiéndose dedicar además a otras tareas. Así pues, la productividad también se verá mejorada.
- Ahorro de consumo de papel. En un mundo cada vez más concienciado con las cuestiones medioambientales, la digitalización implica también una reducción en el uso de papel en las oficinas.
- Acceso a la información. Al permitirse acceder en remoto a la información se pueden ofrecer mayores medidas de seguridad, así como conocer quién puede o no entrar a dichos documentos. También en relación con esta cuestión, una de las ventajas es que se facilita el acceso desde diferentes lugares sin tener que estar físicamente en el mismo lugar.
Conclusión
Aunque sean parecidos, los conceptos de digitalización y de transformación digital no son lo mismo, refiriéndose la primera a la conversión en formato digital de aquello que estaba únicamente en formato físico.
Una digitalización que presenta una serie de ventajas en diferentes ámbitos, como ahorro de tiempo, de materiales o de espacio de almacenaje, mejoras en los plazos de acceso a la información o la posibilidad de conseguirla desde distintos lugares, sin necesidad de tener que encontrarse físicamente en un sitio en particular.
