Digitalización y transformación digital son conceptos que suelen emplearse como sinónimos, pero no lo son. Ambos cuentan con funciones y características diferenciadoras en los entornos empresariales y organizativos. La digitalización es un proceso aislado que se puede ejecutar en diferentes partes de una empresa, y la transformación digital abarca la totalidad del negocio.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es un concepto que lleva años circulando, pero no siempre se emplea en el contexto adecuado. Se puede definir como la mejora de los procesos, las funciones y operaciones comerciales mediante el uso de tecnología adecuada para incorporar un nuevo espacio digital a los negocios.
En resumen, se puede simplificar como el traspaso de la información de un formato físico a un entorno digital. Un ejemplo de digitalización, podría ser una clínica dental que almacena los registros de sus pacientes en la nube, en lugar de incorporar expedientes físicos.
Además, la digitalización de los procesos permite agregar nuevos sistemas digitales para facilitar el desarrollo de las tareas y, de este modo, conseguir mayor beneficio. Para un negocio, adoptar la digitalización puede suponer nuevas oportunidades comerciales, puesto que la empresa consigue alcanzar una expansión. No obstante, la digitalización de los procesos no cambia el desarrollo de la organización, sino que permite que avance hacia la transformación digital. La digitalización es el camino hacia la transformación digital.
Existen diferentes contextos, a modo de ejemplos en los que entender mejor la digitalización de un negocio. Por un lado, una organización puede iniciar la digitalización de sus contenidos, es decir, digitalizar documentos de archivo como facturas o fichas de productos. Por otro lado, se encuentra la digitalización de los procesos, incluyendo herramientas como correo electrónico, redes sociales, sitio web, automatización, etc., para mejorar la comunicación con los clientes, empleados o distribuidores.
¿Y qué es la transformación digital?
Mientras la digitalización se enfoca en la incorporación de la tecnología, la transformación digital es un concepto más complejo que busca soluciones a partir de un entorno digital. Para iniciar una transformación digital, el negocio no solo debe adaptarse a las nuevas tecnologías. Por tanto, la transformación digital no es otra cosa que buscar soluciones a problemas con los mejores medios o métodos técnicos digitales.
En este contexto, se puede decir que no implica tanto a la tecnología sino a la estrategia digital ideada por las personas dentro de una organización. A diferencia de la digitalización, la transformación digital no se puede ejecutar con un único objetivo, requiere de la totalidad del negocio, incluida una adaptación por parte de los equipos humanos. Esto significa que los cambios no solo están centrados en mejorar la experiencia de los usuarios, también requiere de un respaldo del liderazgo y de una capacitación de los colaboradores para llevarlo a cabo. En este caso serán necesarios programas de formación.
Cualquier empresa puede transformarse digitalmente, además es un paso clave para adaptarse al entorno económico actual de constante cambio. Para ello, se debe planificar e idear una estrategia adaptada a cada organización. Con la transformación digital, los negocios pueden incorporar una nueva perspectiva de sus procesos e inteligencia competitiva, también pueden generar nuevas oportunidades de crecimiento y permite explorar nuevas formas de ser escalable.
Digitalización y transformación digital y sus diferencias
¿Cuáles son las diferencias entre digitalización y transformación digital más destacadas? Principalmente, la transformación digital implica dos cuestiones. El negocio que decida emprender una transformación digital debe adaptarse al entorno digital actual. La transformación digital radica en la forma en la que una empresa utiliza la tecnología, con el objetivo de mejorar el rendimiento del negocio. Por tanto, es crucial la implicación de las personas y los procesos.
Mientras la transformación digital se vuelca en el aprovechamiento del conocimiento que aporta la información digital, la digitalización se centra en el procesamiento de los datos. Esta última pretende automatizar los procesos existentes, y la transformación digital busca cambiar la cultura de la empresa para caminar hacia un nuevo entorno comercial. La digitalización gestiona sistemas y aplicaciones informáticas, y la transformación digital trabaja tecnologías disruptivas, es decir, innovaciones que pretenden sustituir procesos ya establecidos.
Digitalización y transformación digital: ¿cómo saber qué necesita una empresa?
Ambos conceptos son de gran importancia en la actualidad. Disponer de un dispositivo para escanear documentos, es tan necesario como tener una herramienta capaz de utilizar esta información digitalizada para conseguir datos relevantes. La máxima expresión de este tratamiento digital es el Big Data.
Con independencia del tamaño de la empresa, ¿en qué momento necesitarán ambas estrategias para conseguir objetivos significativos?
Una empresa necesita iniciar la digitalización del proceso si:
- No consigue procesar grandes volúmenes de información de manera física.
- No puede organizar adecuadamente la información.
- No dispone de herramientas para facilitar los procesos comunicativos entre sus clientes, distribuidores, comerciales, etc. (Correo electrónico, chat, redes sociales, etc.).
Y necesitará comenzar su transformación digital si:
- No se ha adaptado a los nuevos entornos digitales, como el comercio electrónico.
- No dispone de herramientas capaces de automatizar los procesos.
- No es capaz de optimizar los procesos, repercutiendo negativamente a la eficiencia y monetización del negocio. La digitalización de procesos puede ayudar a la transformación digital de un negocio, pero no son lo mismo.
