Desde mayo de 2023 trabajo como secretaría ejecutiva y de compras en Bluevía, la nueva empresa del Grupo Telefónica, y he notado un gran cambio cultural y personal en la forma en la que solía trabajar anteriormente en Telefónica de España.
Bluevía es una pequeña empresa distribuida en diferentes áreas: finanzas, operaciones, comercial, personas, servicios generales, compras, secretariado, etc. y es muy fácil interactuar entre nosotros. Mi empresa es un operador de red que ofrece servicios mayoristas de acceso FTTH que está participada por Telefónica Filiales, Telefónica Infra y por los fondos de inversión de Vauban y Crédit Agricole. En Bluevía queremos ser el socio tecnológico de referencia que impulse el desarrollo digital en aquellos municipios y zonas menos densamente pobladas siempre con una política de reducción de impacto medioambiental y huella de CO2.
En cuanto a nuestra manera de trabajar, al ser pocos empleados, sólo hay que levantarse de la silla y hablar con quien lleva el tema que quieres tratar, lo que facilita la burocracia, porque estamos todos dentro de la misma sala. Todo fluye más rápido y es más sencillo.
Si tenemos alguna duda o consulta, lo resolvemos en un momento, además el ambiente es muy agradable y positivo, todos nos conocemos bien y hay un gran espíritu de colaboración y eso se nota mucho en el trabajo. Y, además, aún seguimos interactuando con Telefónica de España.
Mis labores de secretariado y compras
En mi caso, que además de compartir tareas de secretariado junto a mi compañera Lourdes Lázaro, gestionamos las compras, tenemos mucha relación con esta área dentro de Telefónica de España. Allí son muy colaborativos y nos ayudan mucho con las compras informándonos de toda la documentación relacionada y de las modificaciones en las normativas, entre otras. Nos resuelven nuestras dudas y son de mucha utilidad para nosotros para poder entender nuestro trabajo y hacerlo de forma más eficiente. Por parte de Bluevía, cada quince días realizamos una reunión con el equipo de finanzas al completo, y así estamos todos al día de lo que hace cada una de las personas, compartimos impresiones y proyectos, en definitiva, avanzamos todos juntos, remando a una.
En Bluevía trabajamos de forma transversal con Telefónica Infra y Telefónica España, y tenemos que organizar gran cantidad de reuniones, por lo que la comunicación con ellos es constante y estamos al día de todas las novedades organizativas.
Trabajar como un “pool”
Algo que también he aprendido recientemente es a trabajar tipo “pool” en mi puesto de secretariado. Lourdes y yo damos asistencia a cuatro personas: el CEO y tres directores más.
Por si puede ayudar a las personas que trabajan en equipo o en “pool” os cuento las buenas prácticas que hemos adquirido y que nos están funcionando muy bien.
Buenas prácticas
Hemos creado desde cero una forma de colaboración que nos está resultando muy efectiva gracias a las herramientas de office 365 de las que disponemos.
Para ello, hemos tenido que aprender a manejarlas bien y gracias a la formación reskilling, disponible para todo el grupo en nuestra plataforma Sucess Factors, hemos avanzado mucho en los conocimientos de los que ya disponíamos. De hecho, hace tres años aprendí tanto que me hice formadora.
Me encanta compartir nuevos conocimientos con mis compañeros. Estoy dentro de la “Comunidad de Profesores de Telefónica” y hay tanto talento y tan grandes profesionales dentro, que cada semana aprendo algo nuevo.
Otro aspecto bueno en este puesto es que tengo horarios flexibles cada semana y además teletrabajo dos días y esto me permite organizarme muy bien en mi vida personal y poder disfrutar de la familia, el deporte, pintar, leer, etc. Ya que Telefónica aboga por la conciliación laboral en sus políticas de empresa.
Mi compañera y yo tenemos diferentes horarios y una herramienta que utilizamos a diario es el One Note. Ahí nos apuntamos todos los temas bien estructurados.
Tenemos uno específico para compras donde además incluimos los contactos con los que tratamos estos asuntos, manuales y ayudas, normativas vigentes y un diario donde vamos apuntando, tipo bitácora, todos los pedidos que realizamos y su situación actual.
A su vez, hemos creado otro para temas de Secretariado, con todas nuestras tareas diarias. Vamos apuntando quién se encarga de cada asunto, cómo están los temas pendientes y además incluimos vínculos a diversa documentación que guardamos dentro de un sharepoint compartido por las dos.
Además, tenemos un par de buzones de Outlook compartidos y utilizamos las reglas, marcamos lo importante, lo que ya está realizado, lo leído por cada una de las dos y así sabemos si está hecho, si está leído, si está almacenado. Outlook tiene mucho potencial y hay que saber usarlo.
Otra buena costumbre que tenemos es que los documentos que guardamos en este sharepoint están archivados con sus nomenclaturas y escribimos una breve descripción del documento en el detalle, para que cuando abramos la carpeta inicial con toda la documentación veamos, de un solo vistazo, lo que incluye cada archivo.
También hemos creado grupos de chat con personas con las que solemos hablar, renombrando el grupo para que sea fácil encontrarlo y si no estamos alguna la de las dos, tenemos guardada toda la conversación y no perdemos nada, y así no damos lugar a malas interpretaciones.
Hemos hecho nuestros pinitos en power automate para que nos avise de algunos correos importantes en teams y así no dejarnos ningún correo sin contestar.
En definitiva, es una nueva manera de trabajar en equipo y de la que estoy aprendiendo mucho. Me encanta y seguro que iré descubriendo muchas cosas más.
Es muy importante también tener una buena actitud y potenciar lo que cada uno sabe hacer, valorando a cada persona que trabaja en el equipo. Todos tenemos grandes cosas que aportar.
Sin duda, mi experiencia en Bluevía está siendo un aprendizaje continuo que me mantiene activa, con ilusión y grandes ideas y creo que al resto de mis compañeros les sucede lo mismo. Es un gran proyecto que esperamos que tenga grandes éxitos a corto y largo plazo.
