¿Qué es la gestión del tiempo?
Se trata de distribuir y planificar las tareas que te has propuesto hacer a lo largo del día, priorizando las que te ayudan a cumplir tus objetivos según su importancia y urgencia. No se trata simplemente de completar más tareas o más rápido, sino de hacerlo de forma estratégica y saludable.
Si sientes que el tiempo se te escapa de las manos, que tienes demasiadas cosas que hacer y te impiden disfrutar de tu ocio o tu familia, si nunca encuentras el momento para hacer esa tarea importante porque las urgentes se interponen, entonces la gestión del tiempo puede ayudarte.
¿Ahorrar tiempo o gestionar el tiempo?
Es una pregunta común y no debemos confundir el ahorro del tiempo con la gestión de este. La diferencia radica en el enfoque y las acciones que cada uno implica.
‘Ahorrar tiempo’ se refiere a realizar las actividades y/o tareas de la forma más rápida posible, sin que necesariamente ello implique ser más productivo (cumplir tus objetivos). Nos enfocamos en optimizar el proceso necesario para completar las tareas.
‘Gestionar el tiempo’ trata de un concepto más amplio, que no solo abarca el ahorro, sino la optimización de su uso, con el fin no solo de incrementar la productividad, sino también mejorar nuestro disfrute del tiempo y un equilibrio optimo entre el trabajo y la vida personal. Nos enfocamos en elegir y completar las tareas que nos acercan a nuestros objetivos de forma estratégica.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
Aplicado en el entorno laboral mejora nuestra productividad y rendimiento. Y sobre todo, bien aplicado, reduce o elimina nuestro estrés y equilibra nuestra vida personal y laboral. Algunas de las ventajas que puedes obtener al gestionar de forma consciente tu tiempo son las siguientes:
- Reducir el estrés y la sensación de caos.
- Aumentar tu productividad.
- Mejorar tu concentración.
- Ayudarte con la toma de decisiones.
- Aumentar tu confianza
- Ayudarte a conciliar vida personal y laboral
Y, ¿cómo lo hago?
Es primordial que busques tu motivación para esforzarte en aplicar una gestión saludable del tiempo. Algunas de las más comunes pueden ser: pasar más tiempo con tu familia, sentir que controlas tu tiempo, mejorar tu productividad o tu salud, etc.
Fija tus objetivos laborales y personales y úsalos como faro para decidir qué tareas te acercan a ellos y priorizarlas.
Lee, investiga, aprende y, sobre todo, aplica técnicas de gestión del tiempo. Intenta comenzar con algo sencillo, y fíjalo dentro de tu rutina antes de acometer la siguiente mejora.
Date tiempo y ten paciencia, no todas las estrategias funcionan para todo el mundo o en determinados momentos. Puede que alguna no te funcionara en el pasado y ahora sí lo haga, y siempre puedes intentar otra cosa ¡no te rindas y prueba!
¿Qué herramientas existen?
Para lograr el uso consciente y saludable del tiempo se puede recurrir a diversas estrategias o técnicas, compatibles y complementarias entre sí. Algunas muy populares son:
- La técnica Pomodoro: consiste en dividir el tiempo en fragmentos de 25 minutos de actividad, a lo que sigue 5 minutos de descanso, y con un descanso algo mayor cada 4 pomodoros.
- El sistema GTD (Getting Things Done): se basa en capturar, organizar y revisar diaria y semanalmente las tareas pendientes, dividiéndolas en acciones concretas. Se enfoca en liberar la mente de recordatorios constantes para concentrarse en la ejecución eficiente.
- To-do list: se trata de construir una lista de tareas digital que siempre puedas llevar contigo. Te permitirá ordenar y priorizar el trabajo, reordenar sin reescribir, cambiar prioridades, agregar descripciones, fijar fechas de entrega, crear recordatorios y notificaciones, y puedes tener más de una lista a la vez.
- Regla 80/20 o principio de Pareto: consiste en identificar las tareas de mayor impacto y centrarse en ellas, pues se considera que el 80% de las tareas se pueden hacer en el 20% del tiempo, y que el 20% de las tareas restantes consumirán el 80% de tiempo.
- Bloqueo de tiempo: esta técnica consiste en reservar en la agenda el tiempo para hacer ciertas tareas. Podemos usarlo para agendar los momentos que vas a dedicar a tareas periódicas, como revisar la lista de tareas, leer o contestar e-mails o hacer llamadas. También se usa para asegurar que dedicamos un tiempo concreto a tareas complejas o que requieran mayor concentración, como estudiar, planificar estrategias, etc.
- Horas de máxima concentración: se basa en identificar los momentos del día en los que el cerebro tiene más energía y mayor capacidad de concentración para abordar en ellos los trabajos más complejos.
¿Cómo puedo llevar todo esto a la práctica?:
Comparto algunas acciones que a mí me han funcionado para gestionar el tiempo de manera efectiva y saludable:
- Escribe donde puedas leerlo cada día lo que te motiva a aplicar una gestión consciente del tiempo. También puedes configurar la frase como clave de acceso al PC, así tendrás que recordarla varias veces.
- Prueba a registrar todas tus tareas pendientes tanto laborales como personales cuando se presenten en una “To-Do list” digital. Configura avisos si es que tienen que iniciarse o completarse en una fecha concreta. Esto te evitará el estrés que supone volver a ellas una y otra vez por el miedo a olvidarlas o no completarlas a tiempo.
- Establece la prioridad de cada tarea de acuerdo con tus objetivos. Si crees que completarla te va a llevar más de 25 minutos divídela en varias tareas. Esto te va a permitir centrarte primero en las tareas que más te acercan a tus metas.
- Asegúrate que, cuando le toque el turno a una tarea, tienes todo lo necesario para completarla. Si no es así, y dependes de otra persona para obtenerlo, crea una tarea adicional para conseguir lo que falte.
- Bloquea tiempo con antelación en tu calendario, especialmente en los momentos del día de mayor energía, para hacer las tareas que requieran mayor concentración.
- Bloquea tiempo para las acciones que tienen un mayor valor ¿por qué no reservar un hueco en la agenda diaria para cuidarte, estudiar o pasar tiempo con la familia? Pon límites al trabajo y reserva un tiempo mínimo para otras actividades personales.
- Semanalmente revisa tu lista de tareas pendientes para priorizarlas, y decidir en cuales te vas a concentrar la semana siguiente. Ten en mente tus objetivos.
- Diariamente mira los huecos libres en tu calendario y elige a qué tareas prioritarias te vas a dedicar y en qué orden.
- Si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar estas técnicas de gestión del tiempo y ten paciencia contigo misma, un nuevo hábito toma cerca de un mes en instaurarse.
Conclusión
Si quieres gestionar tu tiempo de forma consciente y saludable, librarte del estrés y avanzar hacía tus objetivos ¡Toma acción y disfruta del camino!
