El término multitarea
El término “multitarea” no surgió en un laboratorio secreto ni en una conferencia semiótica con Umberto Eco. En realidad, su primera aparición ni siquiera aplicaba a los seres humanos, sino a la industria tecnológica. Con las primeras computadoras, esas máquinas gigantes que ocupaban habitaciones enteras y tenían menos poder de procesamiento que tu teléfono actual. Bueno, esas computadoras solo podían realizar una función a la vez. Sí, eran rápidas en su tarea, pero no eran precisamente versátiles.
Pero un día, en 1965, IBM lanzó su sistema IBM S/360, y con él, la palabra “multitarea”. Este sistema tenía la capacidad de realizar múltiples tareas simultáneamente. Desde entonces, el término se ha usado no solo con los ordenadores, sino también con las habilidades humanas, pero ¿hasta qué punto es aplicable en las personas?
Muchos hemos oído hablar de la multitarea como el sumun de la productividad, casi a la par de «levantarse a las 5 de la mañana» que utilizan, según dicen, los grandes CEOs. Y si bien es cierto que puede ser eficaz en ciertos momentos, la realidad es que la multitarea sabotea la productividad.
¿Por qué la computadora fue al psicólogo? Porque tenía demasiadas ventanas abiertas y no podía concentrarse.
Tengo el cerebro colapsado
Algunos estudios hablan de que los cambios de una tarea a otra pueden reducir la productividad hasta en un 40% debido a lo que se denomina «residuo de atención» o en otras palabras quedarse pensando en la actividad anterior mientras empezamos la siguiente. ¿No os ha pasado nunca que estás analizando unos datos en Excel y sigues pensando en la conversación que tienes pendiente con tu pareja mientras tratas de entender que está pasando en grupo de padres de WhatsApp? ¿Solo me pasa a mí? No, la realidad es que en un mundo hiperconectado como en el que vivimos y trabajamos, encontrar un momento para enfocarse a una única tarea y finalizarla, sin interrupciones es un verdadero reto.
Según Microsoft, la media de foco en atención de las personas ha bajado en más de un 33% desde el 2000. Este (casi) cuarto de siglo ha supuesto uno de los mayores tiempos de avance tecnológico de conectividad. Durante estos años se ha desarrollado la tecnología bluetooth, la geolocalización a nivel usuario (bendito Google Maps), las redes sociales (como Facebook para los más mayores, o Tiktok para los más jóvenes), los servicios de VOD (Youtube, Netflix…), y también el IoT y el Big Data que impulsan esas tecnologías y las hacen más amigables para el usuario final.
Todo ello se traduce en que las mayores fuentes de distracción son nuestros móviles, redes sociales, correos y notificaciones, que hacen que cada pocos segundos haya beep en nuestras vidas, o sino ya nos ponemos nosotros a bucear entre reels de reorganización de despensas… Se ha llegado a contabilizar que un empleado de oficina puede llegar a sufrir interrupciones en su tarea cada 3 minutos. Con cada una de esas interrupciones, el cerebro necesita 22 minutos de media para volver a concentrarse. ¡Veintidós minutos para que tu cerebro dirija todos sus recursos en una tarea! ¡Pero si nos distraemos cada 3 minutos!
Desde la década de 1960, estudios psicológicos han estado investigando la naturaleza y los límites de la mal llamada “gestión de multitarea”. Uno de los experimentos más simples y a la vez más ilustrativos es el llamado efecto psicológico del periodo refractario. Detrás de ese nombre tan rimbombante se esconde un experimento sencillo:
- Se le pidió a un grupo de personas que realizaran dos actividades diferentes al mismo tiempo. Al mismo tiempo, al grupo de control se les pidió que hicieran esas tareas de forma consecutiva.
- Se midió el tiempo de respuesta al segundo estímulo y se observó una desaceleración en la respuesta de aquellos que estaban realizando las tareas de forma simultánea.
- Se concluyó que el cerebro de los sujetos del experimento no era capaz de concentrarse completamente, tardando más en completar las tareas y siendo más susceptibles de cometer errores.
En otras palabras, sus cerebros habían sufrido un colapso que les impedía trabajar en dos tareas distintas al mismo tiempo. Sin embargo, aunque no podemos hacerlo todo al mismo tiempo, sí podemos monitorear muchos flujos perceptivos y realizar funciones perceptivas y motoras simultáneamente. O lo que es lo mismo, podemos sincronizar tareas relativas a un mismo aspecto en periodos cortos de tiempo.
Tareas simultáneas, síncronas y asíncronas
Este fenómeno se debe a que nuestro cerebro está equipado con una capacidad asombrosa para alternar tareas de manera eficiente, lo que a menudo se percibe como multitarea. Aunque ya hemos visto que la verdadera multitarea es un mito —ya que el cerebro no puede procesar tareas que requieren atención consciente al mismo tiempo—, sí puede cambiar rápidamente de una tarea a otra, dando la ilusión de simultaneidad. Este cambio rápido puede ser tan fluido que parece que estamos procesando varias tareas al mismo tiempo, pero en realidad, estamos realizando micro-pausas para cambiar entre tareas que requieren diferentes tipos de atención y habilidades cognitivas.
Ese falso sentimiento de ser capaces de hacer varias cosas simultáneamente tiene sus riesgos, como la disminución de la calidad en los resultados, el estrés de estar saltando constantemente entre tareas, o el aumento de probabilidad de errores y olvidos. En verdad, la multitarea es el arte de distraerse con todo al mismo tiempo, esperando que el universo se alinee y se resuelva solo.
Por otra parte, sí podemos dar cabida a una interacción entre tareas según sean esas necesidades de concentración y conocimiento. Es un escenario que tiende a verse en entornos laborables, aunque es perfectamente trasladable a situaciones cotidianas. Estamos hablando de las tareas síncronas y asíncronas, en las que se necesita o no de la atención y experiencia de otros para completar dichas tareas.
La gestión síncrona de tareas es ideal cuando se requiere interacción en tiempo real con otras personas, con el objetivo de aprovechar su conocimiento. Son tareas ideales para resolver dudas, desarrollar las ideas, disminuir tiempos de respuesta o solventar problemas comunes. ¿Quién no ha estado hablando con sus hermanos mientras buscas en Amazon el regalo perfecto (y con posibilidad de cambiarlo) para su madre?
En ese sentido, al ser capaces de discernir qué necesidades tiene una tarea, podemos dejarla fluir al mismo tiempo o no que otra. Eso sí, ese requerimiento de atención varía según las personas y circunstancias, por lo que tenemos que ser flexibles a la hora de realizarlas. Habrá momentos en los que se requiera de mayor foco y concentración, sin la presión de respuesta inmediata, por lo que podemos optar por una gestión asíncrona de las tareas que permite mantener el flujo de trabajo sin interrupciones y sin las restricciones del tiempo real. Es el caso que podemos encontrar cuando aprovechamos el domingo para dejar preparada la comida para el resto de semana. Ser asíncrono es como tener un superpoder de viaje en el tiempo: puedes hacer las cosas ahora… o más tarde.
Así, la gestión de tareas se convierte en un arte personalizado, donde cada uno de nosotros tiene voz y voto, decidiendo cómo y cuándo abordar cada tarea. Y eso no es una misión sencilla.
Tiempo para todo
Ya nadie puede dudar de que la gestión de tareas es esencial para mantener la cordura en nuestro día a día. Desde las tareas cotidianas hasta los proyectos colaborativos, saber cómo abordar cada una ellas marcan la diferencia entre el éxito y el caos. Y la utopía máxima es “tener tiempo para todo”.
¿Pero qué es en verdad la gestión de tareas? Hablamos de la creación de un “sistema estratégico y dinámico diseñado para planificar y ejecutar eficazmente las tareas, asegurando un camino ágil hacia su finalización exitosa”. Ya solo con leer la definición, podemos comprobar que, en nuestro periplo por encontrar un buen sistema de gestión, la mayoría de las personas solemos cometer los mismos errores:
- Al querer finalizar todas las tareas de nuestro listado, obviamos la parte “estratégica” de esta gestión. ¿Qué tarea es prioritaria? ¿Cuál nos permite avanzar? ¿Es imprescindible completarla?
- Lo planteamos como una decisión de blanco o negro: multitarea o tareas individualizadas. Nos olvidamos de que nuestro sistema debe ser “dinámico”, ya que nos vamos a encontrar en múltiples situaciones inesperadas.
- Y, en nuestro afán por tachar la tarea de la lista, no comprobamos sus resultados para asegurar esa “finalización exitosa”.
Te levantas por la mañana, dejas preparados a los niños, sacas a pasear al perro, vas al trabajo, atiendes reuniones, preparas documentación, coges un sándwich de la máquina, actúas de taxista para las extraescolares, se rompió la caldera y tienes que llamar al seguro, ¿sacaste el pescado del congelador para la cena?, decides que esta noche se merecen un bocadillo, al perro le tocan las vacunas y no has llamado al veterinario… Tenías una lista de cosas por hacer, pero de alguna manera solo has tachado unas pocas. La gestión de tareas es más que una simple lista de pendientes.
Y así, en medio de este torbellino de actividades, te das cuenta de que la gestión de tareas no se trata solo de marcar casillas; es un baile entre prioridades, tiempo y energía. Algo que la multitarea nunca te permitirá. Es el equilibrio entre lo urgente y lo importante, entre lo planeado y lo inesperado. A veces, la clave está en saber qué dejar sin tachar, aceptando que no todas las tareas son cruciales y que algunas pueden esperar.
Otras veces, es encontrar ese momento de calma en el caos para reorganizar y reenfocar. Porque cuando el sol se pone y los emails se calman, lo que realmente queda es el progreso personal, las sonrisas compartidas con aquellos que importan y, lo más importante, la paz interna.
