Business Process Management, o lo que es lo mismo en español, ‘Gestión de Procesos de Negocio’, es la principal herramienta que poseen las empresas para mejorar su eficiencia, su eficacia y, en definitiva, cubrir todas las expectativas del cliente potencial. También tiene como fin la maximización de la producción al mínimo coste posible.
El BPM es, sin duda, una herramienta muy poderosa en la optimización empresarial. Una empresa consta de diferentes procesos que rinden juntos para producir un bien determinado. Podemos decir que el BPM es el supervisor de todos estos procesos, debe identificarlos correctamente para luego mejorarlos y seguir realizando un seguimiento y posteriores ajustes.
Resumiendo y para que el lector lo tenga claro del todo: el BPM supervisa todos los procesos de producción de una empresa para que rinda de la mejor manera posible, identificando debilidades y proponiendo soluciones para acabar con ellas.
¿Cuáles son los pasos del ciclo de vida de BPM?
El ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio es un proceso continuo que se repite cada vez que dichos procesos cambian. Para poder contemplar un ciclo de vida de BPM óptimo y eficiente, se han de seguir estos pasos esenciales:
- Primero, como es lógico, se ha de ejecutar una planificación concienzuda del proyecto BPM, cuáles son los procesos clave que se han de optimizar y qué objetivos se pretenden alcanzar.
- Modelado de procesos BPM: gracias a este paso se logra comprender cómo funciona la empresa. Para ello se pueden utilizar diferentes herramientas como gráficos, organigramas, diagramas de flujos de procesos… Este conjunto de dispositivos visuales ayudan al responsable del proceso BPM a tener una visión integral del negocio, para luego tomar las mejores decisiones posibles.
- Implementación del proyecto BPM: una vez se tengan claros los pasos para la gestión de los procesos, se pondrán en marcha las soluciones propuestas y se tendrá en cuenta la adaptación de los trabajadores al nuevo panorama empresarial, intentando que el impacto sea mínimo.
- Operación: con la puesta en marcha del nuevo conjunto de procesos empresariales, se ha de recopilar datos acerca del rendimiento obtenido, ajustando sobre la marcha e, incluso, anticipándose al error gracias a los estudios de tendencias.
- Mejora progresiva e ininterrumpida: en el ciclo de vida final del proyecto BPM se siguen realizando mejoras al conjunto de procesos para que continúe siendo lo más eficaz posible.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de procesos de negocio?
Una correcta gestión de los procesos de negocio optimizan los resultados de una empresa, logra que sus clientes estén mucho más satisfechos e incrementan su productividad. Pero hay más:
- Gracias al estudio y el análisis exhaustivo de todos los procesos de producción de un negocio, se logrará tener una visión integral de la empresa e identificar lo antes posible, qué se debe y qué no se debe hacer.
- Con un adecuado proyecto BPM, los distintos procesos de producción de una empresa trabajan juntas para un único objetivo, se entienden mejor y se reducen los costes. La comunicación entre los distintos departamentos es primordial para una correcta gestión de los procesos de negocio.
- Cualquier cambio que se tenga que aplicar en un área determinada del negocio se hará mucho más rápido gracias a la detección prematura del mismo. El mercado es excesivamente volátil, está en constante cambio, y es indispensable anticiparse a estos.
- Identificar qué es beneficioso para la empresa implica reconocer qué es inútil o supone un menoscabo para el rendimiento de la misma, como cuellos de botella, redundancias o actividades superfluas. Con el BPM no solo se identifica qué es bueno para la empresa, sino también lo que es menos valioso para el cliente, tanto si es otra empresa como una persona física.
- El BPM también otorga a la empresa mediciones objetivas de sus logros, para así reconocer de inmediato si se están alcanzando los objetivos marcados.
¿Cuáles son las herramientas y técnicas de un proyecto BPM?
El responsable del proyecto BPM tiene a su disposición una serie de técnicas y herramientas que logran identificar los procesos de producción de una empresa, así como sus puntos débiles. Estos son algunos de los más importantes:
- Mapeo de procesos: esta herramienta representa de manera visual el flujo de trabajo de una empresa, así como cuáles son sus responsables. Gracias a esta representación gráfica, los diferentes departamentos de una empresa pueden planificar objetivos comunes y reducir las incongruencias del trabajo en equipo, entre otros beneficios.
- Análisis y diseño de procesos: se evalúa el rendimiento empresarial y se estudia la posibilidad de diseñar un nuevo modelo de empresa que sea más eficiente y productivo.
- Gestión de calidad, riesgos y rendimiento: a través de estos procedimientos se garantiza que el producto sea de la máxima calidad para la completa satisfacción del cliente, se identifican los riesgos y se mide y mejora el rendimiento empresarial. Gracias a este conjunto de técnicas se garantiza que el modelo de producción de una organización vaya en consonancia con los objetivos que se haya marcado.
¿Cuáles son los retos de BPM?
Uno de los grandes retos a los que se puede enfrentar el responsable del proyecto BPM es la falta de participación de los empleados. Y no por falta de ganas de estos: simplemente por cómo está diseñado el organigrama de la organización, sus trabajadores no están involucrados en este tipo de implementaciones. El desconocimiento conlleva a la desconfianza, y la desconfianza a la incapacidad de lograr los objetivos marcados.
Otro reto al que se pueden enfrentar los responsables de BPM es la complejidad de los procesos empresariales, lo que dificulta el diseño óptimo y la implementación de soluciones eficaces. Asimismo, no podemos olvidar que la gestión de los procesos de negocio puede ser una operación costosa, una inversión complicada de aceptar, dado que es difícil justificar lo que se va a invertir si no se puede demostrar todo lo que se va a obtener a cambio.
Algunos consejos útiles que se pueden aplicar para afrontar un proyecto BPM con éxito: implicar a los empleados en el diseño y la implementación de los procesos (su participación es imprescindible: pocos conocen mejor cuáles son dichos procesos), justificar en la medida de lo posible la inversión y simplificar todos los procesos involucrados en la actividad de la empresa.
En resumidas cuentas, la gestión de los procesos de negocio es una herramienta muy valiosa para ayudar a que las organizaciones optimicen su cadena de producción y así poder distinguirse entre la competencia. A través del uso de las herramientas y técnicas adecuadas, las empresas podrán lograr, antes y mejor, todos los objetivos que se hayan marcado, incluso en un mercado volátil y cambiante como el actual.
