Al contrario de lo que algunos puedan pensar, este concepto engloba todas las tecnologías que permiten que los procesos empresariales se lleven a cabo con mínima o nula intervención humana y está más vigente que nunca. Con la aparición de nuevas tecnologías como la Inteligencia Artificial generativa, la digitalización y la realidad aumentada, se amplían las posibilidades de automatizar un mayor número de procesos. En otras palabras, el alcance de lo que se puede automatizar crece a medida que nuevas tecnologías son adoptadas por la sociedad.
Beneficios de la automatización
A menudo, al pensar en automatización, la vemos sólo como una herramienta para reducir costos y reemplazar las tareas manuales que hacen las personas. Sin embargo, sus beneficios van mucho más allá de simplemente generar ahorros y eficiencias. La automatización conlleva mejoras significativas en tres aspectos clave: la calidad, velocidad y capacidad de los procesos; además, en muchos casos mejora la vida de las personas.
Calidad
Comencemos hablando de la calidad. Cuando automatizamos un proceso, incorporamos el conocimiento y la experiencia de las personas más expertas de la organización en la solución que desarrollamos. Esto asegura que el proceso de digitalización siempre se realice de manera excepcional. Esto es difícil, si no imposible, de garantizar cuando diferentes personas ejecutan el mismo proceso, ya que depende de su conocimiento, habilidades y estados de ánimo en ese momento. Por ello es importante que la solución que se vaya a implantar sea diseñada por los mejores expertos de la organización e idealmente construida en un equipo multidisciplinario junto con los desarrolladores.
Velocidad
En cuanto a la velocidad, la mejora es evidente con la automatización, es típico que las soluciones automatizadas reduzcan en más de un 95% el tiempo de ejecución del proceso. Además, la capacidad del proceso experimenta un cambio drástico. A menudo, las empresas no pueden contar con suficientes personas para atender todas las solicitudes de un proceso, lo que impacta en la velocidad de entrega de servicios y en la resolución de problemas para los clientes. La automatización permite superar esta limitación y ejecutar el proceso para todos los casos sin importar el costo o el tiempo que tomaría. Por ejemplo, para el control de calidad, que normalmente se realiza mediante muestras, la automatización permite evaluar todos y cada uno de los elementos en múltiples etapas del proceso.
A pesar de los beneficios, a menudo se argumenta que la falta de aplicaciones o una arquitectura adecuada impide iniciar estrategias de automatización en las empresas. Sin embargo, no es necesario tener sistemas o arquitecturas empresariales altamente modernos para comenzar con la automatización. Si bien es cierto que una mejor arquitectura puede facilitar la automatización de procesos complejos, estoy seguro de que, independientemente de la situación de una empresa en cuanto a su evolución de aplicaciones, hay mucho que ganar al iniciar un plan de automatización.
Es una buena idea comenzar con un proceso importante pero no demasiado grande para que los beneficios generados tengan un impacto significativo y estimulen el interés en más proyectos de automatización. Estos resultados generarán los recursos y triunfos necesarios para impulsar una estrategia de automatización más sólida.
Conclusiones
En resumen, la automatización es una herramienta esencial para mejorar la velocidad, la calidad y la capacidad de los procesos empresariales que está al alcance de todas las compañías. Cada día hay menos procesos que no sea posible automatizar, debido al surgimiento de nuevas tecnologías y a la adopción de éstas por parte de la sociedad. Si queremos mejorar la productividad, que es requisito fundamental para impulsar el crecimiento económico, la automatización no es una opción, es una necesidad.
