¿No te ha pasado que hay procesos que se han llevado a cabo de la misma manera durante años y nadie los cuestiona? Si surge alguna duda, preguntamos a alguien con más experiencia: «¿Cómo se carga esa factura?» Y nos responden con 20 pasos que hay que seguir tal cual. Parece que nadie lo cuestiona, incluso si esa persona ya no está en la empresa, el proceso sigue igual.
Nos dan luz verde para decidir qué mejoras deseamos implementar y en qué áreas la IA nos puede ayudar. Surgen ideas como querer que la IA acelere ciertas tareas, elimine actividades manuales o verifique datos que consumen mucho tiempo. Todo parece prometedor hasta que el experto en IA nos pregunta: ¿eso que mencionas está documentado? Es en este punto donde muchos enfrentamos un desafío, ya que no todo está documentado, o si lo está, no siempre sabemos si está actualizado. A menudo, seguimos procedimientos basados en el conocimiento tácito: «así se ha hecho siempre».
Esto realmente no había sido un problema porque las cosas funcionaban y los resultados llegaban, pero ahora, con la llegada de la IA, se vuelve crucial. La IA no viene a sustituirnos, pero para que pueda ayudarnos en efecto, necesita entender exactamente qué tiene que hacer. Esto requiere una explicación clara y bien documentada de los procesos.
Tener una visión clara y detallada del proceso actual permite detectar ineficiencias y áreas de mejora, optimizando significativamente el flujo de trabajo. Documentar y revisar nuestros procesos puede llevar a una reingeniería, identificando pasos innecesarios o simplificándolos. Esta documentación no solo es esencial para la IA, sino que en sí misma aporta un valor significativo. Permite asegurar que todos los procedimientos están actualizados, proporciona claridad a todos los involucrados y facilita la adaptación y mejora continua de los procesos. Podemos entonces entender la aplicación de la IA en 3 pasos.
Cómo entender la aplicación de la IA en 3 pasos
- Reingeniería del proceso: Documentar y revisar el proceso puede llevar a una reingeniería de este, ya que nos permite identificar pasos que ya no son necesarios o que pueden simplificarse. Al tener una visión clara y detallada del proceso actual, es posible detectar ineficiencias y áreas de mejora, lo que puede resultar en una optimización significativa del flujo de trabajo. Ejemplo: Imaginemos el proceso de envío de facturas. Al revisar el proceso, detectamos que para importes bajos no es necesario pasar por tantos pasos ni requerir tantas aprobaciones. Esto simplifica el flujo y reduce los tiempos de procesamiento
- Automatizaciones: Identificar tareas repetitivas que pueden ser automatizadas, como consultas a bases de datos o la carga de datos en varias plataformas. Con la automatización, estos datos pueden cargarse automáticamente, liberando tiempo y recursos para otras tareas más importantes. Ejemplo: En el caso del envío de facturas, automatizamos el proceso para facturas de un solo producto y con un importe menor a una cantidad específica. Estas facturas se generan y envían automáticamente, sin necesidad de intervención manual.
- Soluciones de IA: Implementar soluciones que potencien nuestras habilidades, como la toma de decisiones mejorada. La IA puede cruzar información de nuestros sistemas, como el CRM, y proporcionarnos recomendaciones valiosas para la toma de decisiones informadas, procesando y teniendo disponible rápidamente la información en línea. Ejemplo: Además de enviar la factura automáticamente, utilizamos la IA para procesar el cobro y realizar el seguimiento. La solución de IA guarda esta información en el historial de clientes, facilitando futuras ventas y optimizando la gestión de cobros.
Volver a lo esencial
Para aplicar la IA de manera efectiva, primero debemos volver a lo esencial, o como se dice en inglés: «Back to the basics». Revisar y documentar nuestros procesos es esencial para que la IA pueda procesarlos correctamente. Este ejercicio no solo ayuda a identificar pasos desactualizados y obsoletos, sino que también optimiza el tiempo y los recursos.
Volviendo al ejemplo del envío de facturas, primero revisamos y documentamos todo el proceso actual. Al hacerlo, descubrimos pasos innecesarios y simplificamos el flujo. Luego, automatizamos las tareas repetitivas y, finalmente, implementamos soluciones de IA que no solo gestionan el envío y cobro de facturas, sino que también mejoran la toma de decisiones y optimizan las operaciones futuras. Así, logramos un sistema más eficiente y efectivo, beneficiando tanto a la empresa como a sus clientes.
Conclusión
Volver a lo esencial y revisar nuestros procesos es un gran primer paso. Si además documentamos todo, no solo ayudaremos a la IA, sino también a nuestros compañeros y a todos los que participen en los procesos. Esto garantizará que todo esté claro y se pueda actualizar fácilmente. Con procesos bien documentados y actualizados, aplicar la IA será más sencillo, permitiendo a los expertos en IA hacer su magia y a nosotros, como expertos en nuestros procesos, liderar y acompañar el cambio con ella.
